De ingebruikname van nieuwe bedrijfssoftware vergt vaak een flinke investering. Het betreft niet alleen de aanschaf van software, maar ook een investering in hardware, infrastructuur, dienstverlening van de softwarepartner en natuurlijk al de tijd en energie die jouw eigen mensen in het project steken. Die investering wil je terugverdienen door de organisatie slagvaardiger en succesvoller te maken met de software. Wanneer je let op deze 5 cruciale zaken kun je goed de risico’s inschatten van jouw beoogde software-investering.
1. Continuïteit van de leverancier
Er is nooit zekerheid dat jouw softwareleverancier over een aantal jaren nog steeds bestaat, maar je kunt wel wat checks uitvoeren op de continuïteit van de leverancier. Is het bedrijf succesvol? Hebben ze veel klanten? Werken die klanten met dezelfde producten en versies waar jij in wilt investeren? Is de kennis intern gedocumenteerd en verspreid of is er één whizzkid van wie je afhankelijk bent? Door deze vragen te beantwoorden kun je nauwkeuriger inschatten of jouw softwarepartner ook in de toekomst jou kan ondersteunen, adviseren en begeleiden bij upgrades en optimalisatietrajecten.
2. Continuïteit van de software
Je softwareleverancier is één, het softwarepakket is iets anders. Ook hier is het raadzaam om te kijken naar het succes van het systeem. Wordt het door veel klanten gebruikt? Ook de specifieke versie die jouw organisatie wilt gaan gebruiken? Verlang van jouw softwarepartner dat er een escrow-overeenkomst is; de broncode van de software is dan bij een gespecialiseerde escrowpartij ondergebracht zodat de toekomst van jouw automatisering is gewaarborgd. Let ook op de basis van de software; is het volledig zelf ontwikkeld of gebaseerd op een bestaande, succesvolle software-oplossing? En worden er nog ontwikkelingen gedaan aan het systeem, komen er nieuwe releases? Of is het product al end of lifecycle?
3. Gebruikte technologie
Let goed op de onderliggende technologie van de software. Deze moet compatibel zijn met jouw bestaande IT-omgeving. Wordt de technologie veel gebruikt? Wordt het nog lange tijd ondersteund? Kies je voor een stabiel platform gebouwd op een bewezen succesvolle technologie, dan heeft jouw software-oplossing meer toekomstperspectief dan wanneer je kiest voor een onbekende of verouderde technologie of een nieuwe technologie waarmee geëxperimenteerd wordt.
4. Hoeveelheid maatwerk
De software-oplossing waar je in wilt investeren zal ongetwijfeld niet volledig in jouw eisen en wensen voorzien. Maar de vraag is hoe je daar mee omgaat. Ga je dit proberen op te lossen met een grote hoeveelheid duur en ingewikkeld maatwerk in jouw systeem? Dat kan voor problemen zorgen met support, training, documentatie, upgraden, etc. Het is verstandiger om te kiezen voor een branche specifieke standaardoplossing waarin misschien bepaalde functionaliteiten ontbreken, maar die jouw business prima ondersteunt. Kies alleen voor maatwerk als het daadwerkelijk voordeel oplevert.
5. Mate van complexiteit
Hoe complex is de software waarin jouw organisatie wilt investeren? Idealiter is het een uiterst gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem waar iedere medewerker snel mee aan de slag kan. Of is de setup onlogisch, of de user interface onbegrijpelijk? Zijn er veel integraties met andere softwarepakketten? Zijn er interfaces met leveranciers, partners en klanten? Bedenk goed dat de nieuwe software in jouw organisatie door een diverse groep medewerkers gebruikt zal worden en dat complexiteit de acceptatie van het systeem in de weg kan staan.
Teun Arts is Service Manager bij Dysel en zorgt ervoor dat klanten optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de software, nu en in de toekomst.
