Bij maatwerkaanpassingen in ERP-software wijk je af van de standaardoplossing die door de ERP-partner is ontwikkeld. Doel van het maatwerk is natuurlijk om volledig aan de specifieke eisen en wensen van jouw organisatie te voldoen. Je krijgt daarmee dus precies de functionaliteit in je systeem waar je naar op zoek bent. Klink aantrekkelijk, maar er kleven ook veel nadelen aan maatwerkaanpassingen. Nadelen die mogelijk zwaarder wegen dan de voordelen die het maatwerk biedt. Waar moet je dan aan denken?
1. Maatwerk is kostbaar om te ontwikkelen
Maatwerkaanpassingen zijn duur. Er wordt speciaal voor jouw organisatie een stukje functionaliteit ontwikkeld en daar komt veel bij kijken. Analyse van wat nodig is, het ontwerp van het maatwerk, de ontwikkeling, het testen, re-work, documentatie, overdracht aan de klant met training en uitleg. In een klein stukje maatwerk gaan al snel vele uren zitten van zowel de ERP-partner als jouw mensen.
2. Maatwerk maakt upgraden moeilijk en duur
Bij keuzes ten aanzien van je ERP-software moet je niet enkel aan het heden denken, maar ook aan de toekomst. Binnen afzienbare tijd zul je de software willen upgraden naar een nieuwe versie met nieuwe mogelijkheden. Bij maatwerk hangt daar een fors prijskaartje aan. Het is zeer de vraag in hoeverre je maatwerk overeind blijft in nieuwe releases. Vaak moet er één en ander gebeuren aan ontwikkeling en testen om de boel draaiend te krijgen/houden.
3. Maatwerk is niet altijd een verbetering
De keuze voor maatwerkaanpassingen is vaak het gevolg van het vasthouden aan bestaande processen en mogelijkheden in het oude systeem. Zo doen we het nu en dat willen we blijven doen. Terwijl de implementatie van nieuwe ERP-software juist een perfecte kans en het perfecte moment is om processen te optimaliseren. De oude manier van werken loslaten en vertrouwen op wat de branchespecialisten van jouw ERP-partner voor jouw type organisatie hebben bedacht en ontwikkeld. Dat is pas verbetering.
4. Maatwerk gaat niet mee met de tijd
Mogelijk is maatwerkfunctionaliteit een passende oplossing voor de huidige manier van werken. Maar jouw organisatie verandert. Net als de branche waarin je actief bent, jouw mensen, jouw klanten en leveranciers, de technologische mogelijkheden, wet- en regelgeving, etc. Dat brengt veranderende eisen t.a.v. de software met zich mee. Standaardsoftware groeit mee met de tijd, maar jouw maatwerk staat stil. Een aanpassing die nu waardevol lijkt kan straks niets meer waard zijn.
5. Maatwerk valt niet onder support
De leverancier van de standaard ERP-software zal support leveren op het standaardproduct, vaak één van de redenen om juist voor een standaardoplossing te kiezen. Maatwerk valt hier in de regel niet onder. Dat betekent dat je het support van het maatwerk zelf zal moeten gaan regelen. En dat betekent een extra belasting op jouw mensen.
Denk goed na voordat je kiest voor maatwerk. Overweeg of het niet beter is je aan de standaard te houden en je bedrijfsprocessen aan te passen. Kies alleen voor maatwerk als het echt moet!
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
