Stuit je op een probleem in je ERP-systeem? Dan kun je natuurlijk altijd terecht bij jouw softwarepartner. De medewerkers daar weten als geen ander wat je moet doen om snel weer met het systeem aan de slag te kunnen. Maar dat kost je wel tijd en geld. En dat terwijl je juist heel veel zelf kunt oplossen, zonder ingrijpen van de softwarepartner. Bij deze een paar tips waardoor je veel effectiever problemen in het gebruik van de software oplost.
1. Lees nauwkeurig de foutmelding
Kom je niet verder bij het opstellen van een offerte of aanmaken van een werkorder, omdat er een foutmelding in je scherm naar voren komt? Raak niet in paniek, maar lees eerst goed de foutmelding. Veel gebruikers klikken een foutmelding direct weg en vragen om hulp. Bijvoorbeeld door de telefoon te pakken en de softwarepartner er bij te roepen. Soms is dat ook nodig, omdat er een bug in de software kan zitten of een ingewikkeld probleem in de instellingen. Maar het kan ook zijn dat je bent vergeten een bepaald veld in te vullen of een vakje aan te vinken. Meestal staat in een foutmelding precies waar het probleem zich bevindt en welke waarde(n) ontbreekt/ontbreken.
2. Maak gebruik van de testomgeving
Wijzigingen in een ERP-systeem worden (als het goed is) nooit direct doorgezet in de productie-database (de omgeving waar jij en jouw collega’s in werken). Dit gebeurt eerst in de testomgeving om zodoende de impact van de wijziging te kunnen testen, zowel op het proces waar de wijziging betrekking op heeft als op andere processen die hier aan verbonden zijn. Pas als het allemaal goed functioneert wordt het doorgezet naar de productie-/live-omgeving. Dat is iets wat je zelf ook prima kunt doen. Wil je een instelling wijzigen, een proces aanpassen of nieuwe functionaliteit in gebruik nemen? Test gerust zelf in de testomgeving of dit goed gaat en het gewenste resultaat oplevert. Je kunt altijd de softwarepartner om advies of bevestiging vragen, maar de eerste stap(pen) heb je zelf vast gezet. Hiermee bereik je ten eerste dat je zelf meer inzicht krijgt in de software en ten tweede heb je minder kosten, omdat je jouw softwarepartner minder vaak hoeft in te schakelen. Een derde voordeel is dat je zelf kunt plannen wanneer je wilt testen in de testomgeving.
3. Vraag het eerst aan de key user
De kans is groot dat het ERP-systeem in jouw organisatie een of meerdere key users (kerngebruikers) heeft. Dat zijn gebruikers van het systeem die sterk betrokken zijn bij de inrichting van het systeem en goede kennis hebben van de processen en hoe de software deze ondersteunt. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het trainen van de andere gebruikers in de organisatie. Stuit je daarom op een vraag of probleem met betrekking tot de software dan zijn zij jouw eerstelijnssupport. Als het goed is kunnen de key users veel van jouw vragen beantwoorden zonder tussenkomst van de softwarepartner. En wanneer de key user aan het bureau tegenover je zit (of in een kantoor verderop in de gang) dan ben je bovendien nog veel sneller geholpen ook.
Onderschat niet wat je zelf kunt doen om optimaal gebruik te maken van het ERP-systeem. Veel fouten kun je zelf oplossen en veel processen kun je zelf testen. En als jij het niet weet is er de expert in jouw organisatie waar je terecht kunt. Dit is vaak veel sneller, goedkoper en effectiever dan de softwarepartner om hulp vragen. Maar als het nodig is kun je altijd op jouw softwarepartner rekenen. Voor ieder probleem is er een oplossing en op iedere vraag een antwoord.
Luuk Busschers is Consultant bij Dysel en helpt klanten bij het bereiken van hun doelstellingen door de inzet van branchespecifieke ERP-software.
