Je schakelt over op nieuwe bedrijfssoftware om beter te worden. Veel bedrijven zetten daarvoor een uitgebreid selectietraject op waarin de eisen en wensen in kaart worden gebracht, vele potentiële systemen en partners onder de loep worden genomen en pas na uitgebreide evaluatie wordt de keuze gemaakt. Tijdens de implementatie zijn veel werknemers betrokken bij het opstellen van process flows, het bepalen van de setup en training in het gebruik van het systeem. Maar waar de selectie en implementatie meestal zeer grondig en secuur worden aangepakt, laten veel organisaties steken vallen na de livegang. Het systeem draait, er zijn geen grote problemen, dus er kan achterover geleund worden. Maar dat is zonde! Als service manager zie ik dagelijks hoe belangrijk het is voor onze klanten om kritisch te blijven op het gebruik van de software binnen de organisatie. Dit zijn de belangrijkste redenen om niet achterover te leunen:
1. Processen kunnen altijd beter
Bedrijfssoftware ondersteunt bedrijfsprocessen. Maar dat gaat nooit perfect. Hoe zeer je ook je best doet om de processen optimaal in te richten in samenspraak met jouw eigen mensen en de softwarepartner, perfectie is een illusie. Pas na de go-live, wanneer de software een tijdje in gebruik is, kun je gaan evalueren wat er beter kan. Iets wat in theorie een goed idee leek, kan in de praktijk heel anders uitpakken. Kijk daarom continu tot in detail naar ieder proces. Waar kan het nog sneller? Welke stap is niet nodig? Waar mis ik de juiste informatie? Welke controles zijn overbodig? Het kan altijd beter en dit streven naar optimalisatie levert je veel geld op.
2. Nieuwe features toevoegen op basis van ROI loont
Bij de overgang naar een nieuw systeem kun je onmogelijk in alle requirements voorzien. Je zult een heldere projectscope moeten definiëren. Focus je primair op de belangrijkste zaken, de rest komt later. Pas na de go-live ga je kijken naar nieuwe features en extra modules en oplossingen. Return on investment is daarbij je drijfveer. Wegen de voordelen/opbrengsten op tegen de nadelen/kosten, ga er dan voor.
3. Software moet meegroeien met jouw business
De software-oplossing waar je bij de go-live over beschikt is op dát moment wat je nodig hebt (of in ieder geval denkt nodig te hebben). Maar dat is een momentopname en de tijd verandert alles. Er komen nieuwe technologieën, wet- en regelgeving verandert, jouw bedrijf groeit (hopelijk), je betreedt misschien nieuwe markten, jouw leveranciers, klanten, partners en werknemers veranderen. Software heeft een ondersteunende rol voor jouw (veranderende) business. Dus groeit jouw organisatie, verandert de markt of veranderen de omstandigheden, dan moet het een vanzelfsprekendheid zijn dat je ook kritisch bekijkt of de software jouw business nog wel zo optimaal mogelijk ondersteunt.
Slecht nieuws dus; het is nooit een goed moment om achterover te leunen en voort te kabbelen met je bestaande bedrijfssoftware. Of juist goed nieuws; wie continu kritisch naar verbetermogelijkheden in de software kijkt kan echt het verschil maken ten opzichte van de concurrentie.
Teun Arts is Service Manager bij Dysel en zorgt ervoor dat klanten optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de software, nu en in de toekomst.
