Een mobiele service app maakt het werk van monteurs eenvoudiger. Werkorders raadplegen, uren registreren, onderdelen verwerken, foto’s toevoegen en klantakkoord vastleggen kan direct op locatie of in de werkplaats.
Voor equipment dealers, verhuurbedrijven en serviceorganisaties levert dat veel voordelen op. Papieren werkbonnen verdwijnen, informatie hoeft minder vaak achteraf te worden overgenomen en monteurs hebben actuele gegevens bij de hand.
Maar een mobiele service app alleen maakt het serviceproces nog niet geïntegreerd.
De echte waarde ontstaat wanneer wat de monteur ziet en registreert direct verbonden is met equipment, planning, onderdelen, servicehistorie, contractafspraken en facturatie in het ERP-systeem.
Wat heeft een monteur nodig in een mobiele service app?
Een monteur moet vooral snel over de juiste informatie kunnen beschikken. Niet meer administratie krijgen, maar juist minder hoeven zoeken en navragen.
Afhankelijk van de werkzaamheden kan het bijvoorbeeld belangrijk zijn om direct inzicht te hebben in:
- het equipment en de actuele objectgegevens;
- de geplande werkzaamheden;
- eerdere service- en onderhoudshistorie;
- relevante klant- en contractinformatie;
- benodigde en beschikbare onderdelen;
- opmerkingen of bijzonderheden uit eerdere werkorders.
Tijdens de werkzaamheden moet de monteur vervolgens eenvoudig uren, gebruikte onderdelen, werkzaamheden, foto’s, opmerkingen en eventueel klantakkoord kunnen registreren.
Daarmee wordt de mobiele service app het praktische hulpmiddel waarmee informatie uit de uitvoering direct digitaal wordt vastgelegd.
Een digitale werkbon is niet hetzelfde als een geïntegreerd proces
Veel organisaties hebben de papieren werkbon inmiddels vervangen door een digitale versie. Dat is een belangrijke verbetering, maar digitalisering alleen voorkomt niet automatisch dubbel werk.
Een monteur kan een werkorder digitaal afronden terwijl finance later alsnog moet controleren wat factureerbaar is. Gebruikte onderdelen kunnen zijn geregistreerd terwijl voorraad en inkoop nog apart moeten worden bijgewerkt. Een vervolgactie kan in de werkbon staan, maar alsnog handmatig moeten worden ingepland.
Dan is de registratie digitaal, maar blijft het proces versnipperd.
Bij een geïntegreerde mobiele service app wordt de informatie die de monteur vastlegt direct onderdeel van het centrale ERP-proces.
Van mobiele registratie naar actuele informatie voor de hele organisatie
Een servicebezoek heeft vaak gevolgen voor meerdere afdelingen.
Wanneer een monteur bijvoorbeeld tijdens onderhoud een onderdeel vervangt, is die registratie niet alleen relevant voor de werkorder. Het gebruikte onderdeel kan gevolgen hebben voor voorraad, inkoop, servicehistorie, contractafspraken en facturatie.
Hetzelfde geldt voor de status van het equipment. Na een reparatie of inspectie moet voor planning duidelijk zijn of het materieel weer inzetbaar is of dat aanvullende werkzaamheden nodig zijn.
Door mobiele registratie met ERP te verbinden, wordt informatie uit de uitvoering daardoor sneller beschikbaar voor de rest van de organisatie.
Dat vermindert het aantal telefoontjes, controles en handmatige correcties achteraf.
Ook in de werkplaats moet dezelfde informatie beschikbaar zijn
Een mobiele service app wordt vaak geassocieerd met monteurs die onderweg zijn. Voor equipmentbedrijven is dat te beperkt.
Servicewerkzaamheden kunnen plaatsvinden bij de klant, op locatie bij het equipment, op een depot of in de eigen werkplaats. De behoefte aan actuele equipmentinformatie en eenvoudige registratie blijft hetzelfde.
Een monteur die in de werkplaats aan een machine werkt, moet net zo goed kunnen zien wat eerder met het equipment is gebeurd, welke werkzaamheden gepland zijn en welke onderdelen nodig zijn.
Daarom gaat mobiele service niet uitsluitend over werken “in het veld”. Het gaat om het beschikbaar maken en vastleggen van service-informatie op de plaats waar het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Offline werken wanneer verbinding niet vanzelfsprekend is
Monteurs werken niet altijd op locaties met een stabiele internetverbinding.
Juist bij service aan materieel op bouwplaatsen, industrieterreinen of andere externe locaties kan connectiviteit beperkt zijn. Een mobiele serviceoplossing moet daarom ook praktisch bruikbaar blijven wanneer tijdelijk geen verbinding beschikbaar is.
Werkzaamheden kunnen dan worden geregistreerd en later worden gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is.
Daarmee blijft digitale registratie onderdeel van de normale werkwijze, ook wanneer de omstandigheden op locatie niet ideaal zijn.
Mobiele service als onderdeel van Field Service Management
Een mobiele service app is uiteindelijk één onderdeel van een breder serviceproces.
Planning bepaalt welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. De monteur beschikt tijdens de uitvoering over relevante equipment- en serviceinformatie. De registratie uit de mobiele oplossing stroomt terug naar de centrale administratie en vormt vervolgens input voor onder andere voorraad, vervolgplanning, onderhoudshistorie en facturatie.
Juist die samenhang maakt het verschil tussen een losse mobiele toepassing en geïntegreerd Field Service Management.
Meer weten over het complete proces? Lees ook Field Service Management voor equipmentbedrijven: van werkorder naar geïntegreerde service.
Dysel Field Service verbonden met ERP
Dysel’s Field Service ondersteunt monteurs bij het uitvoeren en registreren van servicewerkzaamheden en is onderdeel van het bredere ERP-proces.
De oplossing sluit aan op Dysel’s Equipment Life Cycle (ELC), waarin processen rondom equipment, service, onderhoud, onderdelen, verhuur, lease en financiële administratie met elkaar worden verbonden.
ELC is gebouwd op Microsoft Dynamics 365 Business Central. Binnen het Microsoft-ecosysteem biedt ook het Microsoft Power Platform mogelijkheden voor apps, automatiseringen en data-inzichten.
Zo wordt de mobiele service app geen afzonderlijk registratiemiddel, maar een directe verbinding tussen de werkzaamheden van de monteur en de rest van het bedrijfsproces.
Van werkbon naar verbonden service
De grootste winst van een mobiele service app zit niet alleen in het vervangen van papier.
De winst ontstaat wanneer de monteur beschikt over actuele informatie, gegevens direct bij de bron kan vastleggen en collega’s daarna met dezelfde informatie verder kunnen werken.
Voor equipmentbedrijven betekent dat minder handmatig herstelwerk, een actuelere servicehistorie en een betere verbinding tussen uitvoering, planning, onderdelen en administratie.
Wilt u weten hoe Dysel Field Service mobiele service verbindt met ERP en Equipment Management? Neem contact op met Dysel voor een kennismaking.