Wanneer je als key-user wordt betrokken bij de implementatie van een nieuw softwarepakket zal je goed moeten begrijpen wat dit dan eigenlijk inhoudt. Zo’n implementatie is immers niet iets wat je jaarlijks meemaakt en dus zal het lastig zijn om te beseffen wat dit allemaal van iemand vraagt. Om dan ook maar gelijk met de deur in huis te vallen heb ik een belangrijke tip voor key-users: vergeet het huidige pakket waar je nu mee werkt! En ik zal je vertellen waarom.
Het wordt niet voor niets vervangen
Binnen het bedrijf waar je werkt is de keuze om de huidige software te vervangen niet zomaar gemaakt. Hier zijn altijd goede redenen voor. Één van de redenen is dat het huidige pakket niet meer doorontwikkeld wordt terwijl de markt verandert. Deze veranderingen dat wil je ook terugzien in nieuwe versies van de software. Andere reden is dat de software in de loop van de jaren eigenlijk verouderd is. Gevolg is dat de software nauwelijks meer te integreren is met moderne applicaties die wel worden doorontwikkeld. Maar de belangrijkste reden is vaak toch dat de huidige software gewoon niet meer voldoet aan de huidige werkwijze. Dat er indertijd toch voor deze software is gekozen is vaak een, op dat moment, gebrek aan beter.
Huidige werkwijze is bepaald door het oude pakket
De manier waarop de processen en werkwijzen binnen het huidige pakket zijn opgezet zijn mede ontstaan door de mogelijkheden, eigenaardigheden en beperkingen in het huidige, te vervangen, pakket. De nieuwe software werkt per definitie anders. Je zal dus opnieuw moeten gaan nadenken over de nieuwe werkwijze. En dus niet over de huidige werkwijze. Dat dit lastig is onderschrijf ik volledig. Het is echter wel noodzakelijk om de implementatie tot een goed einde te brengen. Dus moet je het huidige pakket volledig loslaten.
Ook het nieuwe pakket zal bepalend zijn
Ook het nieuwe pakket zal zijn mogelijkheden en beperkingen hebben. Je zal dus op zoek moeten, samen met je collega’s en de implementatiepartner, naar de meest optimale werkwijze. Dat betekent ook dat sommige processen anders gaan lopen. Maar besef daarbij wel dat de huidige processen en werkwijzen indertijd mede bepaald zijn door de oude software. Terugkijken naar “hoe het nu werkt” heeft dus echt geen zin.
Kijk vooruit
Het klinkt allemaal niet makkelijk. Is het ook niet. De oude software is tenslotte vertrouwd. Je kunt er mee lezen en schrijven. Maar besef dat dit niet altijd zo is geweest. Het heeft ook zijn problemen gekend en de meeste van die problemen heb je inmiddels achter je gelaten. Of geaccepteerd. Of misschien ook niet.
Zie de implementatie van de nieuwe software daarom als een mooie uitdaging om de huidige processen zo optimaal mogelijk in te richten. En de huidige werkwijze eens lekker af te stoffen. De nieuwe software gaat er komen, die keuze is al gemaakt. Grijp de kans die je wordt geboden door jouw betrokkenheid als key-user met beide handen aan. Het oude pakket wordt vervangen, tijd voor iets nieuws.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met bedrijfssoftware.
