Bedrijven die een ERP-systeem hebben aangeschaft, kunnen in veel gevallen deelnemen aan een software enhancement plan. Je betaalt dan een jaarlijkse fee voor het onderhoud van de software. Maar wat zijn nu precies de voordelen van zo een software enhancement plan?
Voordelen van een actieve softwarelicentie
Deelname aan het software enhancement plan zorgt ervoor dat jouw softwarelicenties actief blijven. En dat biedt enkele belangrijke voordelen:
- Je hebt recht op toegang tot de meest recente versie van het product, zonder opnieuw te hoeven investeren in softwarelicenties;
- Een actieve softwarelicentie kan worden uitgebreid met extra gebruikers en objecten (b.v. pages, code units, reports, xml ports);
- Je hebt recht op updates volgens het Product Lifecycle Policy van jouw ERP-pakket;
- Je kunt jouw licentie aanvullen met add-ons die op de markt verkrijgbaar zijn.
Belangrijk voor support
Voor topkwaliteit ondersteuning van jouw ERP-systeem is een actieve softwarelicentie belangrijk of in veel gevallen zelfs een vereiste. Bijvoorbeeld om een supportcontract te kunnen afsluiten, toegang te krijgen tot een support portal, of om je te beroepen op de service level agreement. Een up-to-date en goed onderhouden ERP-systeem zorgt er eveneens voor dat je op minder bugs en problemen stuit en het beperkt de hoeveelheid supportvragen van eindgebruikers. En sommige problemen die je ervaart met een inactieve softwarelicentie had je kunnen voorkomen door aan het software enhancement plan deel te nemen, terwijl je ze nu tegen betaling moet laten oplossen.
“Je hebt recht op toegang tot de meest recente versie van het product, zonder opnieuw te hoeven investeren in softwarelicenties.”
Risico’s beperken
Deelname aan het software enhancement plan betekent ook dat je een aantal risico’s vermijdt of beperkt.
- Op de eerste plaats loop je alle bovengenoemde voordelen mis wanneer je niet deelneemt aan het software enhancement plan.
- Ook loop je het risico om op korte en/of lange termijn niet meer compliant te zijn met wet- en regelgeving vanwege veranderde omstandigheden en nieuwe regels. Denk hierbij aan ontwikkelingen als het SEPA-betaalverkeer, wijzigingen in het btw-tarief en recent nog de Brexit (de uittreding van het Verenigd Koninkrijk uit de EU).
- En je loopt een groter risico op beveiligingslekken op het moment dat het product niet meer ondersteund wordt door de business partner op basis van de Product Lifecycle Policy.
Bedrijven die regelmatig upgraden naar nieuwe versies en een ERP-systeem nodig hebben dat bijdraagt aan topprestaties kiezen voor deelname aan het software enhancement plan. Bespreek vooraf goed met jouw ERP-partner wat de mogelijkheden en voorwaarden zijn, zodat je weet welke overeenkomst je aangaat.
Teun Arts is Service Manager bij Dysel en zorgt ervoor dat klanten optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de software, nu en in de toekomst.
