Een goede rapportage- en Business Intelligence-tool kan je veel winst opleveren. Door op het juiste moment over de juiste bedrijfsgegevens te beschikken neem je namelijk de beste beslissingen voor jouw organisatie. Het aanbod van rapportage- & BI-tools is enorm. Let in ieder geval op onderstaande uitgangspunten, dan weet je dat je altijd goed zit.
Gebruiksvriendelijkheid is een must
Er loopt vast een whizzkid in jouw organisatie rond met kennis van databases en datastructuren. Maar dat is niet het kennisniveau van de gemiddelde gebruiker van de software. Rapportage- & BI-software wordt veelal op managementniveau gebruikt en daar wil je snel en eenvoudig krachtige managementrapportages kunnen maken. Een gebruiksvriendelijke applicatie is dan absoluut een vereiste. Hoe ingewikkelder de tool is, des te hoger is de drempel om er gebruik van te maken.
Informatie moet actueel en correct zijn
Dit lijkt een open deur, maar lang niet alle rapportagetools slagen erin om de gebruiker informatie te bieden die up-to-date en correct is. Het is wel van cruciaal belang, want niemand wil belangrijke beslissingen baseren op verouderde of onjuiste gegevens. Laat je goed informeren over hoe de rapporten gegenereerd worden en welke data je te zien krijgt. En het is belangrijk dat je gemakkelijk aanpassingen in het rapport kunt maken of het rapport kunt vernieuwen.
Inzicht in de KPI’s die voor JOU belangrijk zijn
Bij het managen van je organisatie ben je vooral geïnteresseerd in de Key Performance Indicators. Je wil de mogelijkheid hebben om op detailniveau in te zoomen, maar je beslissingen zijn gebaseerd op de ‘big numbers’. Het is belangrijk dat de KPI’s die jouw rapportage- & BI-tool weergeeft zijn afgestemd op de branche waarin jouw organisatie actief is en – nog specifieker – op de behoeften van jouw organisatie. Geen algemene parameters, maar precies die cijfers die voor jou relevant zijn.
Ga dus voor managementinformatie met één druk op de knop, die altijd correct is en is afgestemd op jouw specifieke behoeften! Leg deze eisen neer bij potentiële leveranciers/partners en je zult al snel tot een shortlist komen.
Joan Gaastra heeft als Product Owner het stuur in handen bij Dysel. Hij bepaalt welke functionaliteit wordt ontwikkeld en waar de prioriteiten liggen.
