Bij het selecteren van een ERP-systeem gaan organisaties vaak gedegen te werk. In een uitgebreid selectieproces worden de diverse opties grondig onderzocht en geëvalueerd om tot een goed onderbouwde keuze te komen. En terecht, want deze keuze is bepalend voor de toekomst van het bedrijf. Maar wat zijn jouw selectiecriteria? Wanneer je jouw keuze op de verkeerde criteria baseert, maak je nog steeds geen optimale keuze, ondanks alle tijd en energie die je in het selectieproces hebt gestoken! Dit zijn de belangrijkste criteria om je op te richten (en de tegenhangers waar je juist niet op moet focusen).
1. Return On Investment – **NIET** Kosten
Een nieuw ERP-systeem betekent vaak een aanzienlijke initiële investering en ook periodieke kosten. Te vaak wordt in selectieprocessen een conclusie getrokken na vergelijking van de kosten van de diverse opties. Veel verstandiger is om te kijken naar Return On Investment (ROI). Want de goedkoopste optie gaat je op termijn misschien ook het minste opleveren, terwijl een duurdere optie meer voordelen kan bieden en sneller is terugverdiend.
2. Organisatorische ambities – **NIET** Lange lijst functionele requirements
Je belangrijkste doel bij de ingebruikname van een (nieuw) ERP-systeem moet zijn om de ambities van de organisatie te kunnen realiseren. Of dat nu groei is, het serviceniveau verbeteren, efficiënter werken of nieuwe markten betreden; bij de ERP-selectie moet je naar de haalbaarheid van deze doelen kijken. Wat veel bedrijven echter doen is een lange lijst functionele requirements opstellen, vaak gebaseerd op de huidige automatisering en huidige manier van werken. Zo realiseer je een (matige) kopie van wat je al hebt! Richt je dus op de toekomst en wat je wilt bereiken als organisatie.
3. Stabiel en modern systeem – **NIET** Altijd als eerste het nieuwste
Vernieuwing is vaak verbetering. Maar zeker als het gaat om ERP-software, de ruggegraat van de organisatie, is het gevaarlijk om altijd als eerste met een nieuw product of nieuwe versie te werken. Ga voor moderne software, maar ook stabiliteit. Is het ERP-systeem bewezen succesvol? Gebaseerd op een stabiel en modern platform? Dan kun je in alle rust vertrouwen dat je goed zit met jouw keuze en dat het niet een proefballonnetje is of een versie vol met kinderziektes.
4. De (business) partner – **NIET** Enkel het product
Het bedrijf waar je mee in zee gaat op gebied van ERP, wordt in veel gevallen als de ‘leverancier’ gezien. Alsof ze een product leveren en vervolgens van het toneel verdwijnen. Maar ERP raakt de kern van jouw business en draait om cruciale processen die jouw organisatie kunnen maken of breken! Beschouw de ‘leverancier’ daarom als een business partner en evalueer naast de software ook deze partij grondig. Beschikken ze over de kennis om jouw organisatie nu, maar ook in de toekomst zo goed mogelijk te laten renderen?
5. Vergelijkbare referenties – **NIET** Zoveel mogelijk klanten
Een ERP-partner kan jou pas echt goed helpen als ze jouw processen en activiteiten nog beter begrijpen dan jij zelf. En dat is het geval wanneer ze 5.vergelijkbare bedrijven in dezelfde branche hebben begeleid. Met die ervaringen weet jouw ERP-partner wat de ‘best practices’ zijn in de branche en deze zullen in het ERP-systeem zijn verwerkt. Het gaat dus niet om veel referenties, maar om de juiste referenties.
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
