Een van de grootste nachtmerries van bestuurders van een bedrijf: een ERP-project dat compleet mislukt. Toch heb je veel meer controle en invloed op het succes van de ERP-implementatie dan je zelf denkt. Dit is waar je op moet letten om jouw ERP-project tot een succes te maken.
1. Weet precies wat jouw doelen zijn
Waar het allemaal mee begint zijn de doelstellingen die je wil behalen met het ERP-project. Efficiënter werken, succesvoller klanten helpen, beter performance en security? Hoe beter je kunt definiëren WAAROM je aan de ERP-implementatie begint, hoe groter de kans op succes. Het hebben van duidelijke doelstellingen brengt namelijk focus met zich mee. En daardoor werk je met zijn allen naar hetzelfde doel toe.
2. Zorg voor voldoende draagvlak in de organisatie
Een ERP-implementatie kun je niet door de organisatie heen drukken. Wanneer er weerstand is tegen het project, om wat voor reden dan ook, is de implementatie gedoemd te mislukken. Zorg er dus voor dat alle medewerkers op alle afdelingen zo goed mogelijk begrijpen waarom de ERP-implementatie hen persoonlijk gaat helpen. Doordat het ze tijd bespaart, processen vereenvoudigt, hun werk prettiger wordt of frustraties vermindert. Gemotiveerde werknemers zijn enorm belangrijk voor het succes van het project.
“Doe je dit allemaal goed dan is de laatste belangrijke les om successen te vieren.”
3. Definieer de scope, planning en budget zo nauwkeurig mogelijk
Zet heel duidelijk op papier wat je gaat doen, wanneer, wie dat doet en wat het kost. En evalueer regelmatig of je je houdt aan die scope, planning en budget. Een duidelijk plan is gemakkelijk te toetsen tijdens het project. Je kunt direct ingrijpen waar het misgaat of dreigt mis te gaan. En je weet precies wat je krijgt voor de investeringen die je doet, wat veel discussie voorkomt.
4. Communiceer open en eerlijk, continu
Communicatie is echt een sleutelwoord in ERP-implementaties. Communicatie met de ERP-partner, met jouw eigen team en met de rest van de organisatie. Een hechte band met jouw ERP-partner waarin transparantie voorop staat is van cruciaal belang. Voor jouw key user is het ERP-project een bijzondere ervaring, iets wat ze vaak voor de eerste keer doen en naast hun dagelijkse werkzaamheden doen. Heb daar begrip voor. En richting de rest van de organisatie is het belangrijk om ze goed en doorlopend te informeren over de progressie tijdens het project.
5. Zit niet stil na de go-live
Wanneer de haven in zicht is, kan het schip alsnog zinken. De go-live mag niet het moment zijn waarop je achterover leunt en het project als beëindigd beschouwt. Het is belangrijk om direct door te pakken met evalueren, optimalisaties en vervolgprojecten. Veel ideeën en wensen zullen nog niet opgenomen zijn in de eerste fase van het project en kun je initiëren in volgende fases.
Doe je dit allemaal goed dan is de laatste belangrijke les om successen te vieren. Sta tijdens het project stil bij de behaalde mijlpalen en wees trots wanner je live gaat met het nieuwe systeem!
