Bij iedere ERP-implementatie is het een onderwerp van gesprek: hoe gaan we om met de data uit het oude systeem? En dan met name met alle datavervuiling die in de loop van de tijd is ontstaan en de problemen die dit met zich mee heeft gebracht. Gegevens zijn vaak inconsistent ingevoerd, zijn onvolledig of staan meerdere keren in het systeem, bevatten fouten en zijn verouderd. Dat mag in het nieuwe ERP-systeem absoluut niet gebeuren. Een goed streven en de aanstaande ERP-implementatie is ook het perfecte moment om dit nu eens structureel beter te gaan doen. Maar wat kun je doen om te voorkomen dat er in de loop van de tijd opnieuw datavervuiling optreedt? Met goede afspraken en een gestructureerde aanpak krijg – en behoud – je grip op de data in jouw ERP-systeem.
Goed voorbereid de dataconversie uitvoeren
Nieuwe ERP-systemen zijn vaak dusdanig in te richten dat het foutief invoeren van data (en dus datavervuiling) geminimaliseerd wordt. Maar nog altijd geldt: ‘garbage in, garbage out’! Start bij de overgang naar een nieuw softwarepakket daarom tijdig met de dataconversie. Het opschonen van data is een tijdrovende klus, onderschat dit niet. Tijdig starten geeft je de mogelijkheid om in kaart te brengen waar opschoonacties uitgevoerd moeten worden om te zorgen dat je in het nieuwe systeem begint met een opgeschoonde database.
Bewaak de kwaliteit van de stamdata
Stamgegevens (master data) zijn de basisgegevens in jouw systeem die niet of nauwelijks wijzigen en in diverse processen een rol spelen. Denk hierbij aan gegevens over klanten, leveranciers en artikelen. Goed beheer van de stamdata verhoogt de kwaliteit van de data en vermindert de kans op fouten binnen de verschillende processen. Moderne ERP-pakketten ondersteunen het eenmalig invoeren en centraal beheren van gegevens. Maar bij veel bedrijven zijn gegevens nog in meerdere systemen opgeslagen en zijn er geen heldere procedures voor het beheren van gegevens op één locatie en distributie van hieruit naar de andere systemen. Zorg voor de juiste procedures, processen en tools om de kwaliteit van de stamdata te verbeteren en ook in de toekomst op een hoog niveau te houden. Het ERP-pakket is de perfecte keuze als het gaat om het centraal beheren van de stamdata.
Strakke autorisaties en duidelijke afspraken
Tevens is het van belang om de autorisaties in het systeem goed te regelen en intern duidelijke afspraken te maken. Leg de verantwoordelijkheid voor het beheren van bepaalde gegevens daar waar deze hoort. Daarmee beperk je de foutieve invoer van gegevens. Laat bijvoorbeeld de ene afdeling NAW-gegevens van klanten muteren, maar leg de verantwoordelijkheid voor de gegevens op klantniveau die de financiële stromen regelen bij een andere afdeling. Voor de uniforme invoer van gegevens is het verstandig om een set van goede werkinstructies te gebruiken.
Door de zaken goed te regelen en duidelijke afspraken te maken kom je een heel eind. Maar er zullen nog altijd fouten gemaakt worden. Controleer daarom regelmatig, aan de hand van rapportages, op datavervuiling in het systeem. Dat stelt je in staat om tijdig bij te sturen.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
