Zonder kerngebruikers geen project. De invloed van kerngebruikers op het effect van ERP- implementatie kan groot zijn, tenminste als er voldoende tijd beschikbaar is gemaakt binnen de organisatie om aan het project te besteden. We zien in de praktijk regelmatig dat het lastig is voor kerngebruikers om voldoende tijd vrij te maken voor het project, hierdoor blijven kansen om processen te verbeteren soms liggen en dat is zonde. Zij zijn meestal de “experts” binnen het bedrijf (druk bezet) en hebben veel kennis en ervaring die van grote invloed kan zijn in de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Toch zien we dat bedrijven hier mogelijkheden, meestal a.g.v. drukte, laten liggen.
Kerngebruiker is geen tijdelijke rol
Een kerngebruiker is een (blijvende) vertegenwoordiger van een aantal eigen bedrijfsprocessen en zij hebben een hoofdrol binnen een ERP-implementatie. Zij vertegenwoordigen tijdens (en na) het project een deel van de processen waarbij men is betrokkenen. De kerngebruikers zijn mede bepalend in hoe de bedrijfsprocessen worden ondervangen in de ERP-software. Ze denken mee over veranderingen en verbeteringen in de processen. Kortom; deze mensen hebben veel invloed op het succes van de software-implementatie én de continue optimalisatie na de live gang. Omdat de live-gang slechts 1 moment is gedurende de levenscyclus van een ERP pakket is het van groot belang om deze medewerkers zorgvuldig te selecteren. Er zijn een aantal karakteristieken die uw medewerkers geschikt maken voor de rol van kerngebruiker gedurende het project en proceseigenaar na live.
Inzicht in de bedrijfsprocessen
Kerngebruikers moeten in staat zijn om de bedrijfsprocessen te definiëren/doorzien (applicatie onafhankelijk) en op papier te zetten. Vanzelfsprekend voor de processen waarin zij zelf werkzaam zijn, maar vooral ook in staat zijn om met een breder blikveld naar de andere businessprocessen te kijken. Ze begrijpen dat horizontale processen (bv. het inkoopproces) diverse andere disciplines/kerngebruikers (bv. Finance/Warehouse/etc) raken en zijn samen in staat te beoordelen wat de beste werkwijze is of zou moeten zijn voor de complete organisatie.
Besluitvaardig
Nieuwe ERP-software brengt meer functionele mogelijkheden, veranderingen in werkwijzen en vernieuwing (bv. Cloud/O365) met zich mee. Bestaande werkwijzen worden aangepast om efficiënter te werken, kosten te besparen en winstgevender te opereren. Kerngebruikers moeten belangrijke beslissingen nemen ten aanzien van de bedrijfsprocessen en niet bang zijn om knopen door te hakken. Binnen een project is met name de snelheid waarmee besluiten worden genomen bepalend voor de totale doorlooptijd van het project.
Angst voor het onbekende/bereidheid te veranderen
Kerngebruikers moeten openstaan voor veranderingen en vernieuwingen. Vasthouden aan de huidige bedrijfsprocessen (lees: mogelijkheden en onmogelijkheden van de bestaande software) en deze met man en macht bewaken verkleint de kans op een daadwerkelijke optimalisatie als gevolg van de overgang naar nieuwe ERP-software. Door mee te denken hoe zaken beter kunnen en open te staan voor andere werkwijzen draagt de kerngebruiker bij aan een soepele adoptie van het nieuwe systeem, maar misschien nog wel belangrijker, het creëert meer betrokken- en verantwoordelijkheid, tijdens het project maar ook voor de belangrijke periode daarna.
Positieve attitude/bedrijfscultuur
Een kerngebruiker is energiek en flexibel. Hij/Zij weet op een positieve en enthousiaste wijze de overige gebruikers te overtuigen van de potentiele toegevoegde waarde van de nieuwe ERP-software. De weerstand op de eigen afdeling ten aanzien van de verandering weet hij/zij om te buigen in een kans en creëert daarmee enthousiasme om het werk in de toekomst gemakkelijker en plezieriger te gaan maken. Door hierop als organisatie voor, tijdens en na het project bewust te sturen wordt deze open mindset verder gestimuleerd bij uw werknemers en wordt de betrokkenheid verder vergroot. Dit biedt dus ook binnen een ERP-implementatie een kans om aan deze bedrijfscultuurverandering te gaan werken. En een belangrijke kans, want zonder blijvende betrokkenheid van kerngebruikers geen succesvol project en geen verandering. Er blijft potentieel liggen als de input van de kerngebruiker niet optimaal wordt benut. De hoogste tijd om hiervoor tijd vrij te gaan maken, ook al hebben ze het (nu) druk!
Alex Bouwmeester is Projectmanager Europa bij Dysel en begeleidt de klant van begin tot eind in de implementatie.
