Live met de nieuwe bedrijfssoftware, tijd om achterover te leunen, toch? Mooi niet! De livegang is juist de start van een nieuwe fase waarin je maximaal rendement haalt uit je systeem en profiteert van uitbreidingen en verbeteringen.
De werkwijze monitoren
Nieuwe bedrijfssoftware brengt een nieuwe werkwijze met zich mee. Niet alleen omdat het systeem je dwingt om anders te werken, maar (veel belangrijker nog) omdat die nieuwe werkwijze efficiënter en effectiever is. Dat vraagt wel om aanpassingen van jouw medewerkers. In de trainingen en workshops tijdens de implementatie zijn medewerkers begeleid in het eigen maken van de nieuw werkwijze. Maar gaat dat nog steeds goed na de livegang? Een paar dingen kunnen fout gaan:
- De nieuwe werkwijze wordt niet begrepen: Ondanks de uitleg tijdens de implementatie kan het zijn dat medewerkers de nieuwe werkwijze niet kunnen volgen. Dit los je op door middel van documentatie, eerstelijnssupport en extra training na go-live.
- De nieuwe werkwijze wordt niet geaccepteerd: Soms willen gebruikers zich niet aanpassen. Doordat ze niet achter de wijzigingen staan of er de voordelen niet van inzien. Laat ze inzien dat het hun werk gemakkelijker maakt en laat ze inzien dat de verandering een verbetering is.
- De nieuwe werkwijze functioneert niet: Hoewel een nieuwe manier van werken op papier een verbetering leek, kan de praktijk anders uitwijzen. Wanneer processen helemaal niet efficiënter of effectiever worden, is het belangrijk om in te grijpen. Herdefinieer het bedrijfsproces en implementeer deze aanpak.
“Na de go-live is er geen tijd om stil te staan, het is belangrijk dat je snel meer mogelijkheden van het systeem benut.”
Gebruik van de software optimaliseren
Bij de livegang stel je reële doelstellingen. Je wilt dat het systeem tot op een bepaald niveau functioneert. Voor de vitale bedrijfsprocessen plus een aantal extra zaken. Maar je haalt onmogelijk alles uit de software. Na de go-live is er geen tijd om stil te staan, het is belangrijk dat je snel meer mogelijkheden van het systeem benut. Een paar voorbeelden:
- Extra features in gebruik nemen: Bij de livegang zul je nog niet alle toeters en bellen in gebruik nemen, maar na de implementatie kun je leren hoe je al die handige extra opties kunt gebruiken.
- Rapportages en analyses optimaliseren: Op het gebied van rapportages, business intelligence en analyses is “the sky the limit”. Na de go-live zul je de voordelen van inzichten verkrijgen uit data en informatie gedegen benutten.
- Documenten finetunen: Het beheren, aanpassen en opstellen van interne en uitgaande documenten kun je grotendeels zelf doen in de meeste systemen.
Extra functionaliteiten en oplossingen toepassen
Moderne bedrijfssoftware is perfect in staat om te communiceren en te integreren met andere applicaties en oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Extra modules en applicaties: Biedt de leverancier van jouw systeem aanvullende modules voor specifieke processen en afdelingen? Wellicht zijn deze van toegevoegde waarde voor jou. Of extra oplossingen zoals een mobiele applicatie of web portal.
- Externe tools: Mogelijk behaal je voordeel door andere programma’s en tools binnen jouw organisatie te koppelen met het nieuwe bedrijfssysteem of door juist nieuwe applicaties in gebruik te nemen die communiceren met het bedrijfssysteem.
Kortom, zie de go-live niet als het einde van het project, maar als de start van een nieuwe fase.
