De keuze voor een nieuw ERP-pakket gaat gepaard met verandering. Logisch, je laat het oude ERP-pakket los en zal met het nieuwe pakket aan de slag moeten. Die veranderingen zijn in het begin van een implementatie al snel zichtbaar: schermen zien er anders uit, de terminologie is anders, de volgorde van de handelingen en het aantal handelingen zijn anders. Toch zijn dit veranderingen waar je als kerngebruiker (key user) heel snel overheen moet stappen. Er is immers werk te doen. Veel werk in beperkte tijd. Want over een aantal maanden moet je live. Je zal je dus moeten focussen.
Focus op het probleem, niet op de verandering
De keuze voor het nieuwe pakket is gemaakt omdat het een bepaald probleem oplost. Focus je dus op dat probleem en op de geleverde oplossing die het nieuwe pakket biedt. Daar valt de winst te behalen! Blijf dus niet te lang stilstaan bij een extra stap bij het invoeren van een bepaald scherm. Of bij het feit dat je bepaalde informatie ergens anders vast moet leggen dan dat je gewend was. Of dat de terminologie anders is. Dat zijn veranderingen die horen bij een nieuw pakket.
Focus op de dataconversie
Een softwarepakket is zo goed als de data die het bevat. Ga dus al in een vroeg stadium met de dataconversie aan de slag. Zorg dat je een aantal proefconversies doet. Leer van de problemen die bij de controles van de proefconversies aan het licht komen, zodat iedere volgende conversie beter is en de definitieve conversie bijna een formaliteit wordt.
Focus op de documenten
Uitgaande documenten zijn de visitekaartjes van het bedrijf. Een foutieve factuur zal niet snel betaald worden. Start dus ook heel vroeg in het traject met de lay-out van deze documenten. De gewenste lay-out heeft mogelijk ook invloed op de inrichting en werkwijze en daar moet je dus op tijd mee beginnen.
Focus op de financiële rapportages
Hoe mooi en soepel alles uiteindelijk loopt, zonder financiële rapportages heb je weinig aan het ERP-pakket. Dit stuurmiddel is natuurlijk essentieel. Begin dan ook zo vroeg mogelijk met de gewenste rapportages. Net zoals de uitgaande documenten hebben ook deze rapportages invloed op de inrichting en werkwijze.
Standaardprocessen
En de overige processen dan? Krijgen deze ook een plek op de agenda? Ook deze onderwerpen komen tijdens de implementatie aan bod. Maar zorg dat de belangrijkste zaken zoals hierboven genoemd de meeste aandacht krijgen. Standaardprocessen zoals deze in ieder bedrijf voorkomen kunnen met een standaard ERP-pakket vrijwel altijd ondersteund worden, daarin verschillen bedrijven én de ERP-pakketten onderling nauwelijks van elkaar.
Vertrouw op de implementatiepartner
Jouw implementatiepartner heeft al vaker met dit bijltje gehakt en zal precies weten wat belangrijk is. Hij kent de markt, hij kent de processen en hij kent het ERP-pakket. Bepaal samen waar de focus moet liggen, houd daar aan vast en de ERP-implementatie zal succesvol verlopen.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
