Datamanagement is een onderschat onderdeel van ERP-projecten. Hier komt meer bij kijken dan simpelweg data overzetten naar het nieuwe systeem. Je moet zorgen dat de data op orde is, goed nadenken welke data je meeneemt en een plan hebben voor de dataconversie.
Heb je over deze vragen al nagedacht?
Je neemt een of andere technische tool, voert daar de data in die je wilt overzetten en met één druk op de knop staat deze in het nieuwe ERP-systeem. Helaas…was het maar zo eenvoudig. Voordat je kunt beginnen aan dataconversie, moet je eerst een paar dingen duidelijk hebben. Heb je bijvoorbeeld antwoord op deze vragen?
- Hoe compleet en schoon is jouw data?
- Welke data heb je nodig in je nieuwe ERP-systeem?
- Wat doe je met historische data?
- Hoe krijg je transactiedata zoals open werkorders over?
- Kun je data 1 op 1 overzetten of heb je met andere velden en structuren te maken?
Werk aan de kwaliteit van jouw data
Waar het in ieder geval mee begint is dat je schone, complete en correcte data gaat overzetten. Bij een verhuizing naar een andere woning stop je ook alles netjes in dozen en gooi je weg wat je niet meer nodig hebt. Zo werkt het ook bij een dataconversie. De kans is groot dat er in de loop van de tijd datavervuiling is ontstaan in jouw systeem of systemen. Foutief, dubbel, incompleet…dit is haast onvermijdelijk. Dus is het belangrijk om jouw data onder de loep te nemen en te gaan opschonen, ontdubbelen en aanvullen. Geen leuk klusje en tevens iets wat veel tijd kan kosten, maar wel enorm belangrijk.
“Gedegen datamanagement voorafgaand aan het ERP-project zorgt ervoor dat je met een opgeschoonde database aan de slag gaat, waar je in de bedrijfsvoering nog langdurig van blijft profiteren.”
Denk goed na over wat je meeneemt in de conversie
Klanten, artikelen, objecten, leveranciers; dat wil je natuurlijk allemaal in het nieuwe ERP-systeem zetten. Maar wat doe je met transacties en historische data? Neem je enkel de stamdata mee en raadpleeg je voor de historie nog een tijdje het oude systeem? Het is belangrijk om hierover te beslissen met een team van verschillende specialisten. Vanuit management of vanuit de business kan er de wens zijn om alle of zoveel mogelijk data over te zetten, maar jouw IT- of applicatiespecialist zal mogelijk oordelen dat dit een hels karwei is. Samen kun je de afweging maken tussen hoe complex en tijdrovend de dataconversie wordt en hoe waardevol het is om over bepaalde data te beschikken in het nieuwe ERP-systeem.
Stel een helder dataconversieplan op
Wanneer je weet welke data je gaat converteren, moet je een helder conversieplan opstellen. Begin met het overzetten van stamgegevens, omdat het aan het begin van de implementatie al wenselijk of zelfs noodzakelijk is om hierover te beschikken. Voer later in het project enkele testconversies uit waarna je grondig evalueert of data op de juiste wijze is overgezet. Bij de definitieve dataconversie hoef je je vervolgens geen zorgen meer te maken of dit goed verloopt.
Een frisse start met opgeruimde data
Een ERP-implementatie is een pittig project voor jouw organisatie en ook na livegang zullen er nog regelmatig issues en vragen komen. Dan is het prettig als dat in ieder geval niet door dataproblemen komt. Gedegen datamanagement voorafgaand aan het ERP-project zorgt ervoor dat je met een opgeschoonde database aan de slag gaat, waar je in de bedrijfsvoering nog langdurig van blijft profiteren.
