Software-oplossingen zijn er in vele soorten en maten en voor diverse toepassingsgebieden. Hoewel de verscheidenheid aan systemen en programma’s groot is, zijn er toch een aantal criteria die voor iedere software-oplossing van belang zijn. Welk programma je ook zoekt, wat de toepassing en doelstellingen ook zijn, zorg ervoor dat het in ieder geval aan deze criteria voldoet:
Stabiel
Kies bij voorkeur voor een software-oplossing die is ontwikkeld op een degelijk platform en bewezen succesvol is. Je wilt immers niet in de steek worden gelaten door het systeem, niet nu en niet in de toekomst. Bugs, beperkingen, niet functioneren; het bezorgt je frustratie en kost je geld. Zorg dat je niet afhankelijk bent van een of enkele techneuten die jouw systeem kennen en ondersteunen. Om ook in de toekomst succesvol te werken met de software, is het verstandig voor een systeem te kiezen op een populair en stabiel platform waar iedere dag vele bedrijven en gebruikers op vertrouwen, waar continu op door wordt ontwikkeld en waarvan de broncode is ondergebracht bij een escrow agent.
Herkenbaar
Een software-oplossing met een herkenbare look & feel vergroot de kans op acceptatie door de eindgebruikers. De leercurve van een herkenbaar systeem is kort, dus een beperkte hoeveelheid training aan de gebruikers volstaat. Bovendien is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem erg prettig om mee te werken. Daarom is het belangrijk om bij software-oplossingen niet enkel aandacht te besteden aan de features en functionaliteiten, maar juist ook aan het design, de user interface, de menustructuur en de workflow. Uiteindelijk wil je dat medewerkers de software omarmen en merken dat het hen daadwerkelijk helpt in de dagelijkse werkzaamheden.
Betrouwbaar
Op software moet je kunnen vertrouwen. Complete functionaliteit, uitstekende performance en doen wat het moet doen. Je vergroot de kans op een betrouwbaar systeem door te kiezen voor een product dat door een grote community wordt ontwikkeld, getest, gebruikt en ondersteund. Software waar iedere dag duizenden eindgebruikers op vertrouwen en die uitgebreid wordt getest zal jou niet snel in de steek laten. Let ook op de toekomstplannen voor de software; blijft men werken aan de ontwikkeling van de software om te zorgen dat gebruikers ook in de toekomst kunnen terugvallen op een betrouwbaar en kwalitatief goed systeem?
Flexibel
De eisen en wensen die jouw organisatie stelt aan software veranderen gedurende de tijd. Bij de keuze voor bepaalde systemen is het daarom van belang ook rekening te houden met deze veranderende omstandigheden. Kan de software meegroeien met jouw organisatie? Is het systeem flexibel genoeg om voor nieuwe eisen en wensen een oplossing te bieden? Een belangrijk aspect hierin speelt de technologie van het systeem. Deze moet toekomstbestendig zijn en je in staat stellen om lange tijd te profiteren van de voordelen van je automatisering. Denk ook aan eventuele interfaces en integraties met andere systemen in jouw organisaties of van derde partijen, biedt jouw software daar de mogelijkheden voor?
Waardevol
Het lijkt een open deur; software moet waarde bieden. Toch wordt dit aspect nog weleens uit het oog verloren. Return on investment moet het uitgangspunt zijn. Kijk bij je investering in software naar de totale kosten en de verwachte opbrengsten. Welke processen zullen sneller en efficiënter gaan, hoeveel tijd ga je besparen en op welke manier wordt jouw organisatie slagvaardiger? Wanneer de berekening positief uitvalt weet je dat investeren in de software een goede keuze is.
Remko Gaastra is President van Dysel North America. Hij bespreekt dagelijks de uitdagingen en risico’s die (potentiële) klanten ervaren bij software.
