Een interface tussen jouw bedrijfssysteem en dat van een ander bedrijf (bijvoorbeeld een fabrikant of leverancier) kun je vergelijken met een brug. De data blijft op twee plekken opgeslagen, maar wordt automatisch uitgewisseld volgens het ontwerp van de brug. Dit levert een paar belangrijke voordelen op.
Wanneer gebruik je interfaces? En waarom?
Interfaces gebruik je voornamelijk voor processen die veel voorkomen en/of veel tijd kosten. Twee voorbeelden:
- Het bestellen van onderdelen bij jouw leverancier: veel equipment dealers plaatsen dagelijks meerdere bestellingen van onderdelen bij een of enkele leveranciers. Wanneer je een leverancier hebt met een compleet assortiment, snelle levering en scherpe prijzen, zul je hier veelvuldig terugkeren. Met een interface maak je van al deze tijdrovende manuele handelingen, snelle geautomatiseerde handelingen.
- Het bestellen van een nieuwe machine bij de fabrikant: hier komt vaak veel bij kijken. Je moet de juiste configuratie kiezen, de juiste banden, de juiste kleur, de juiste opties en ga zo maar door. En die gegevens moet je vastleggen in het systeem/portaal van de fabrikant en dan ook nog in jouw eigen systeem. Met een interface gaat het sneller en hoef je het maar één keer te doen.
Het bespaart handelingen
Door het gebruik van een interface hoef je minder handelingen uit te voeren. Een goed voorbeeld is de price & availability check interface. Je wilt een onderdeel bestellen, maar weet niet wat de actuele prijs is en of het op tijd geleverd kan worden. Met een price & availability check interface heb je direct het antwoord. Je hoeft niet de leverancier te bellen of te wachten op een reactie op een email, maar je weet direct wat het onderdeel kost en wanneer het binnen is. En dus of je de bestelling gaat plaatsen.
“Door het gebruik van een interface hoef je minder handelingen uit te voeren.”
Het voorkomt fouten
Geautomatiseerde handelingen reduceren het aantal fouten in vergelijking met manuele handelingen. Bij het voorbeeld van de machine die je bestelt bij de fabrikant, voer je de gegevens twee keer in wanneer er geen interface is. Daar kun je een fout bij maken. En dat heeft als gevolg dat je een verkeerde machine bestelt of dit verkeerd in jouw eigen systeem opslaat. Een klein foutje kan direct grote gevolgen hebben. Met een (goed opgezette) interface voorkom je deze fouten.
Het versnelt processen
Door interfaces gaan processen sneller. Naast de tijdwinst die dit oplevert, biedt dit nog veel meer voordelen. Je kunt namelijk veel sneller handelen, veel sneller de klant helpen en het is natuurlijk vooral heel prettig om een proces snel te kunnen uitvoeren.
Overweeg je een interface tussen jouw bedrijfssysteem en dat van een derde partij te ontwikkelen? Maak er dan een business case van waarin je de kosten inschat en de voordelen op een rijtje zet. Dan zie je hoe snel je de interface terug kunt verdienen en of deze investering daarom verstandig is.
