Nieuwe ERP-software biedt nieuwe mogelijkheden en kansen. Maar het brengt ook grote risico’s met zich mee. Ik heb de 7 grootste risico’s in de ogen van ondernemers bij de overgang naar nieuwe ERP-software op een rijtje gezet. Handig om te weten, want ken je de risico’s dan weet je beter wat je moet doen om de kans op een mislukte ERP-implementatie te verkleinen.
1) Zijn mijn verwachtingen realistisch?
Het is niet altijd duidelijk wat nieuwe ERP-software gaat brengen. Ook niet nadat je een uitgebreide demo van de software hebt gezien. Het is daarom belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de softwareleverancier en het project goed te definiëren en af te bakenen. Ook intern is het belangrijk om de juiste verwachtingen te scheppen en medewerkers goed te informeren.
2) Is deze stap niet te groot?
De overgang naar nieuwe ERP-software heeft een grote impact op de organisatie. Bestaande werkwijzen en bedrijfsprocessen worden veranderd en dat heeft invloed op alle facetten van de organisatie. Maar het is belangrijk om het uiteindelijke doel in het oog te houden: verbetering! De stap die gezet wordt is dus een stap voorwaarts.
3) Voelen mijn mensen zich genoeg betrokken?
De kans bestaat dat medewerkers niet achter de keuze voor de nieuwe ERP-software staan. Door ze de meerwaarde van het nieuwe systeem te laten zien en ze continu te informeren in en betrekken bij het selectietraject en de implementatie zal men meer betrokken zijn en vergroot je de kans dat de implementatie succesvol verloopt.
4) Lukt het project binnen de gestelde tijd en budget?
Misschien wel de grootste angst van iedere ondernemer bij een ERP-implementatie; er komt maar geen einde aan het project en de kosten rijzen de pan uit. De oplossing: stel samen met de softwareleverancier een helder, stapsgewijs, nauwkeurig gedefinieerd projectplan op met duidelijke doelstellingen en opleverdatums.
5) Is de nieuwe ERP-software flexibel genoeg?
Een nieuw systeem bezorgt mensen de angst dat men in een keurslijf wordt gestopt en niet meer de vrijheid en mogelijkheden heeft die men eerst had. Maar deze angst is vaak ongegrond. Kies je branchespecifieke ERP-software die is ontwikkeld voor jouw type bedrijf, dan zullen jouw processen er in passen. En is dat niet het geval; bespreek je wensen met de leverancier en bedenk samen een passende oplossing.
6) Hoe benutten we alle mogelijkheden van de software?
Gemiddeld wordt slechts 54% van de mogelijkheden van een ERP-systeem benut door de gebruikers. Hoe meer product features en complexiteit, hoe groter de kans dat functionaliteit onbenut wordt gelaten. Kies daarom vooral voor een gebruiksvriendelijke en simpele oplossing: snel en gemakkelijk te leren en enkel betalen voor wat je gebruikt.
7) Levert dit project mij op wat ik nodig heb?
De keuze voor nieuwe ERP-software komt vaak vanuit de ervaring dat er iets moet veranderen. Kostenverlaging, beter inzicht of sneller kunnen werken. Definieer de belangrijkste pijnpunten voor jouw organisatie en focus met de softwareleverancier op deze hoofdzaken. Ga je hier verbeterslagen maken? Dan zal de investering zich uitbetalen.
Remko Gaastra is President van Dysel USA en verantwoordelijk voor Marketing. Hij bespreekt dagelijks de risico’s die (potentiële) klanten ervaren bij ERP-software en hoe hier mee om te gaan.
