De keuze voor een nieuw ERP-systeem is niet eenvoudig. Als bedrijf maak je zelden een keuze die een grotere impact op de organisatie heeft. Ieder systeem heeft zijn voor- en nadelen en de beslissing die je neemt kan grote gevolgen hebben voor de toekomst van de organisatie. Dit zijn 6 van de meest genoemde redenen waarom de keuze voor ERP-software zo moeilijk is:
1. Hoge kosten
Softwarelicenties, investering in hardware en infrastructuur, implementatie, onderhoud en support; voor welk systeem je ook kiest, de investering in ERP is hoe dan ook aanzienlijk. En dan moet je ook nog rekening houden met de tijd die jouw eigen mensen spenderen aan de selectie van het systeem, definiëren van processen, training en testen, opstellen van documentatie, etc.
2. Weinig ervaring mee
Je kiest niet ieder jaar voor een nieuwe ERP-systeem. Voor veel beslissers is het de eerste keer of heeft men het maximaal een paar keer eerder moeten doen, maar dan in een heel andere tijd of business. Dat betekent dat je niet precies weet waar je op moet letten en wat nu echt belangrijk is in je keuze.
3. Complexiteit
ERP-software is veelomvattend. Je ondersteunt er alle of veel processen in de organisatie mee en het raakt dus diverse afdelingen en onderwerpen. Het is niet gemakkelijk om de impact van een ERP-systeem op de afdelingen apart en de organisatie als geheel vooraf in te schatten. En los van de functionaliteit zijn er nog andere zaken die het ingewikkeld maken, zoals de infrastructuur of interfaces met andere systemen.
4. Draagvlak en acceptatie
Een implementatie is gedoemd te mislukken wanneer er onvoldoende draagvlak is binnen de organisatie. Het bedrijf moet in alle geledingen achter de gemaakte keuze staan. Eindgebruikers van het systeem moeten het systeem omarmen of op zijn minst accepteren. Zij dienen er dagelijks mee te werken en moeten voordelen in het systeem zien.
5. Niet eenvoudig om te switchen
Kies je voor een ERP-systeem, dan is het vervolgens niet zo gemakkelijk om weer een andere richting in te slaan. De investeringen die je hebt gedaan zul je niet snel nogmaals willen doen. Bovendien is de implementatie een behoorlijke belasting voor de medewerkers en ook daar zul je minimaal een paar jaar mee willen wachten voor je daar weer aan begint.
6. Moelijk om de ROI te berekenen
De Return On Investment van bijvoorbeeld een productiemachine kun je vrij nauwkeurig berekenen. Voor ERP-software is dat een stuk lastiger. Je kunt uitrekenen waar je verwacht efficiënter te gaan werken, maar veel van je berekeningen zullen zijn gebaseerd op aannames.
Door te weten WAAROM de keuze lastig is ben je al halverwege. Die kennis kun je gebruiken om het jezelf gemakkelijker te maken. Stel b.v. cases op om de ROI te berekenen, betrek heel het bedrijf bij de selectie om voldoende draagvlak te creëren en maak de wirwar aan functionaliteiten en features van ieder systeem goed inzichtelijk. Dan blijft het een spannend avontuur, maar beperk je wel de risico’s.
Philip van Kemenade is marketer bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
