Dataconversie is een van de belangrijkste oorzaken waardoor een ERP-implementatie niet de beoogde go-live datum haalt en/of het budget overschreden wordt. Dit kun je voorkomen door je aan enkele belangrijke ‘spelregels’ te houden.
1. Doe je voorwerk goed
Onvoorbereid aan een dataconversie beginnen is vragen om problemen. Breng vooraf nauwkeurig in kaart welke data je uit welke bedrijfsapplicaties wilt halen. Staat dezelfde data in meerdere applicaties, kies dan het systeem dat het meest geschikt is om de data uit te converteren. Stel ook een specifieke planning op voor de dataconversie dat past binnen het totale ERP-project en wijs de verantwoordelijke aan voor deze activiteit.
2. Focus op de data die echt belangrijk is
Beslis welke data u gaat converteren en over welke periode. Maak hierbij een afweging tussen enerzijds zoveel mogelijk informatie in uw nieuwe systeem beschikbaar hebben en anderzijds wat praktisch haalbaar is. Stamgegevens en open orders zult u in uw systeem willen hebben, maar de complete historie van transacties is wellicht minder relevant.
3. Converteer schone data
Data kan niet schoon genoeg zijn voordat u deze converteert naar het nieuwe systeem. Ongeschoonde data kan de dataconversie belemmeren. Denk bijvoorbeeld aan postcodes en telefoonnummers die in verschillende formaten staan. Of inconsistente data die ten onrechte wel of juist niet wordt meegenomen in de conversie. Of data die dubbel in uw bestaande systemen is opgeslagen. De ERP-implementatie kan ook juist een goed moment zijn om uw data eens grondig onder de loep te nemen en op te schonen of juist te verrijken waar nodig.
4. Doe minimaal één proefconversie
Voordat de daadwerkelijke dataconversie gebeurt is het raadzaam om een of twee proefconversies te draaien. U controleert dan of de data compleet en consistent is. Eventuele fouten kunt u dan nog oplossen voordat de definitieve conversie naar het nieuwe systeem gebeurt.
5. Timing is cruciaal
Timing is cruciaal bij de conversie. Een 1e conversie geeft een beeld van de kwaliteit en omvang van de data en bevat een subset van het geheel. Dit kan kort na de start van het project gebeuren zodat er ruim voldoende tijd is om corrigerende acties uit te voeren. In een latere fase, wanneer de inrichting staat, volgt een 2e conversie die de volledige data behelst. Dit geeft een goed beeld van alle bijbehorende werkzaamheden en de doorlooptijd. Bij de definitieve conversie kunnen vaak al delen voorafgaand aan de go-live worden geconverteerd. Dit verlaagt de druk en geeft meer controle, timing is alles.
De conversie mag nooit het struikelblok in uw ERP-implementatie vormen. Maar dataconversie naar een ERP-systeem is iets waar u (als het goed is) niet vaak mee te maken heeft. Voor uw softwareleverancier is het echter dagelijkse kost. Laat u daarom goed adviseren en maak gebruik van de conversietools die u ter beschikking worden gesteld.
Alex Bouwmeester is Projectmanager Europa bij Dysel en begeleidt de klant van begin tot eind in de implementatie.
