Een key user speelt een actieve en belangrijke rol in de implementatie van een ERP-pakket en dat kan enorm leuk zijn. Gedrevenheid en enthousiasme zijn belangrijke eigenschappen van een key user, maar het blijft een lastige taak. De rol van key user is voor veel medewerkers nieuw, daar je een implementatie van een ERP-systeem hooguit slechts een paar keer meemaakt in je actieve carrière. Vandaar in deze blog een paar tips waar je je voordeel mee kunt doen.
1. Neem je verantwoordelijkheid
Tijdens de implementatie spreek je veel met de consultants van de softwareleverancier. Zij kennen doorgaans de branche waarin je actief bent, kennen de software van binnen en van buiten en hebben een schat aan ervaring door implementaties bij vergelijkbare bedrijven. Maar toch mag je niet blind vertrouwen op wat zij jou vertellen. Jij en jouw afdeling moeten uiteindelijk met de oplossing werken en jij bent verantwoordelijk voor het proces. Check en test dus zorgvuldig wat de consultant vertelt.
2. Maak werkinstructies
Tijdens de implementatie van een ERP-pakket bepaal je als key user de werkwijze die jouw proces ondersteunt. Het is van cruciaal belang dat je dit documenteert, zelfs als het nog slechts een concept betreft. Doe je dit niet, dan ben je het al snel weer vergeten. Terwijl de werkinstructies houvast bieden voor jou en de collega’s op jouw afdeling.
3. Wees kritisch op het huidige proces
Als key user moet je je steeds afvragen wat de reden is voor een bepaalde handeling in een proces. Waarom print je dit document? Waarom leg je die gegevens vast? De softwareconsultant helpt je door ook deze vragen continu te stellen. ‘We doen het altijd zo’ is in ieder geval een verkeerd antwoord. Vaak is de huidige werkwijze inderdaad ontstaan door de (on)mogelijkheden van het huidige pakket en de gewenste werkwijze van jaren geleden. Maar je moet het huidige pakket loslaten en nadenken over de gewenste werkwijze van morgen.
4. Zorg voor verbetering
Misschien wel de belangrijkste tip: ga op zoek naar verbeteringen! Dat is best lastig, want je bent het niet gewend. Maar de implementatie van een nieuw ERP-pakket is hét moment om verbeteringen in de bedrijfsprocessen door te voeren. Als niemand ooit had nagedacht over verbeteringen woonden we nu nog in een grot en renden we met een speer achter dieren aan om ‘s avonds in ieder geval iets op tafel te kunnen zetten. Die tafel is er trouwens ook gekomen omdat we verbeteringen zochten…
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
