Met het einde van 2019 in zicht, liggen de bedrijfsplannen voor 2020 al klaar. Maar welke rol speelt bedrijfssoftware in jouw plannen? Ongeacht of je gaat investeren in nieuwe software of met de huidige software blijft werken, het is belangrijk om duidelijke doelstellingen te stellen.
SMART doelstellingen voor bedrijfssoftware
Te vaak worden doelstellingen vaag en vrijblijvend geformuleerd, waardoor het onduidelijk is wat je nu precies wilt bereiken en, nog belangrijker, je niet kunt bepalen of het gelukt is om de doelstellingen te behalen. Formuleer daarom doelstellingen die SMART zijn:
- Specifiek: Omschrijf het doel zo compleet mogelijk en verbind er een waarde (b.v. getal of percentage) aan. Denk aan wie, wat, waar, wanneer en waarom?
- Meetbaar: Kies een systeem, methode of proceduren om te bepalen in hoeverre de doelstelling bereikt is.
- Aanwijsbaar: Wie moet wat doen? Er moet bepaald worden wie verantwoordelijk is/zijn voor het behalen van (delen van) de doelstelling.
- Realistisch: Een doelstelling moet niet te gemakkelijk of onmogelijk zijn en rekening houden met praktische zaken en omstandigheden.
- Tijdgebonden: Zorg voor een start- en einddatum.
Een voorbeeld van een slechte doelstelling is: ‘We willen de kosten van de bedrijfssoftware verlagen.’ Veel beter is: ‘De IT-afdeling moet ervoor zorgen dat de kosten voor support van ons ERP-systeem in 2020 10% lager zijn dan in 2019.’
"Te vaak worden doelstellingen vaag en vrijblijvend geformuleerd, zoals 'We willen de kosten van de bedrijfssoftware verlagen.'"
Doelstellingen formuleren, waar begin je?
Met betrekking tot bedrijfssoftware gaan doelstellingen vaak over kosten verlagen, systemen verbeteren en efficiënter werken. Maar waar IT bij de ene organisatie kommer en kwel is loopt het bij de andere organisatie perfect op rolletjes. Daarom is het goed om onderscheid te maken tussen drie fases en jouw doelstellingen te baseren op de fase waarin je je bevindt:
FASE 1: Frustraties wegnemen: Er is veel ergernis onder de gebruikers met betrekking tot de bedrijfssoftware. Mogelijk door verouderde systemen, lage gebruiksvriendelijkheid, beperkte functionaliteit of gebrekkige support. Er is weerstand tegen de software en de software veroorzaakt eerder problemen dan dat deze de gebruikers ondersteunt. In deze fase moeten doelstellingen gericht zijn op het wegnemen van frustraties door aanpassingen in de software of de introductie van nieuwe tools.
FASE 2: Processen stroomlijnen: De software werkt en ondersteunt de processen naar behoren. In deze fase moet je je concentreren op procesoptimalisatie. Analyseer de werkwijze tot in detail en bekijk waar een proces sneller en/of beter kan. Bekijk vervolgens welke aanpassing in de software nodig is om de meer gestroomlijnde processen te automatiseren.
FASE 3: KPI’s verbeteren: Wanneer je efficiënt werkt en de automatisering goed op orde hebt, is het zaak om prestaties inzichtelijk te maken. Richt je daarbij op de Key Performance Indicators, zoals bezettingsgraad van de verhuurvloot, slagingspercentage van verkooptrajecten en omzet per servicemonteur. Waar en hoe kun je een procentpunt winst behalen?
De juiste begeleiding
Doelstellingen formuleren die bij jouw organisatie en situatie passen én er alles aan doen om deze doelstellingen in 2020 te behalen, vraagt om de juiste begeleiding van een partner met verstand van jouw business en verstand van software. In fase 1 werk je samen aan de quick wins en change management, in fase 2 adopteer je de best practices van jouw branche en in fase 3 heb je BI en rapportage nodig. Hulp nodig? Laat het me weten!
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
