Stel je voor: je hebt de nieuwe ERP-software in een demo gezien, het draait succesvol bij vergelijkbare bedrijven en je hebt het volste vertrouwen in de implementatiepartner. Dan begin je liever vandaag dan morgen aan het inrichten van het systeem in jouw organisatie, toch? Maar dan vergeet je een heel belangrijke stap: de diagnose. In de diagnose-fase gaan de kerngebruikers van jouw organisatie samen met de consultants alle bedrijfsprocessen tot in detail bespreken. Een waardevolle exercitie, want het levert je veel voordelen op:
1.Direct duidelijk waar problemen kunnen ontstaan (en hoe je deze voorkomt)
Wanneer je tot in detail ieder proces met elkaar bespreekt zullen er zaken aan het licht komen waar niet direct een oplossing voor is die iedereen 100% tevreden stemt. Misschien ben je het niet gezamenlijk eens over hoe het proces moet verlopen of misschien schiet de software te kort. Hoe dan ook; het is altijd beter dit helemaal aan het begin te ontdekken dan tijdens de implementatie. Nu kun je nog samen de procesflow afstemmen, een workaround bedenken of de software aanpassen. Daarmee voorkom je dat je onnodige vertraging oploopt later in het project.
2.Samen kom je tot de beste beslissingen voor de organisatie
Intern zijn jouw kerngebruikers in het ERP-project de experts als het gaat om de processen in jouw organisatie. De consultants van jouw softwarepartner zijn de experts aan de andere zijde van de tafel. Door ze samen in één ruimte te zetten breng je een enorme hoeveelheid kennis bijeen en kom je tot de beste beslissingen t.a.v. de processen en hoe deze te automatiseren. Jouw kerngebruikers kennen de processen goed en weten vooral ook waar ze willen verbeteren. De consultants kunnen hun ervaring en expertise inzetten om te adviseren hoe de processen sneller en efficiënter kunnen. Je wilt namelijk geen kopie van wat je nu hebt, maar een stap - of meerdere stappen - vooruitzetten.
3.Je bespaart tijd en geld later in het project
Feitelijk is de diagnose-fase je eerste stap van de implementatie. Het is geen extra sessie die het project duurder maakt, maar een sessie die de basis legt voor een strakke en succesvolle implementatie. Door een grondige diagnose uit te voeren krijg je in een vroeg stadium zicht op de werkzaamheden in het project en eventuele moeilijkheden/obstakels. Daar kun je direct op anticiperen waardoor je uiteindelijk tijd en geld bespaart. Iedereen kent de horrorverhalen van uit de hand gelopen software-implementaties, projecten die ver boven budget gaan of die nooit tot een go-live komen. Dat is vaak te wijten aan een slechte voorbereiding. Vooraf precies weten waar je samen aan begint bespaart je deze ellende.
Met een ERP-diagnose sluit je niet iedere discussie uit en los je niet ieder probleem op. Een ERP-implementatie is veelomvattend en ingrijpend. Er duiken dus ongetwijfeld nog issues op die je niet hebt voorzien. En dat gaat leiden tot pittige discussies en/of lastige beslissingen. Maar door een diagnose vooraf los je al een groot deel op en wordt de implementatie een stuk gemakkelijker.
Remko Gaastra is President van Dysel North America en verantwoordelijk voor Marketing. Hij bespreekt dagelijks de uitdagingen en risico’s die (potentiële) klanten ervaren bij software.
