De urenregistratie van servicemonteurs moet snel en eenvoudig verlopen en zo min mogelijk zorgen opleveren. Maar hoe organiseer en automatiseer je dat het beste?
Het begint met de juiste (field) service management software
Alles valt of staat met de beschikking hebben over de juiste tools om de urenregistratie van servicemonteurs goed te automatiseren. Bij voorkeur als volledig geïntegreerd onderdeel van de service management software of, nog beter, als volledig geïntegreerd onderdeel van jouw dealer management systeem. In de blog ‘4 regels voor automatisering van de fieldserviceafdeling’ lees je daar meer over.
Werken met ‘statussen’
Je kunt ervoor kiezen om de urenregistratie aan de hand van vooraf gedefinieerde statussen vast te leggen. Dat wil zeggen dat de buitendienstmedewerkers op hun laptop of mobiel device aangeven wanneer zij onderweg zijn naar een serviceklus, wanneer zij starten met een werkorder, wanneer ze pauze nemen, etc. Werken met statussen kost mensen weinig tijd en het biedt real-time inzicht in de werkzaamheden tot op de minuut nauwkeurig. Het vergt wel veel discipline om steeds de status te wijzigen. Een ander nadeel is dat het in de praktijk niet altijd even gemakkelijk is. Denk bijvoorbeeld aan een monteur die aan twee werkorders tegelijk werkt; het wordt dan erg lastig om de gewerkte uren per werkorder met statussen te registreren.
"Je wilt een zo nauwkeurig mogelijk inzicht in de activiteiten van jouw buitendienstmedewerkers zonder dat je hen belemmert in de uitvoering van hun primaire werkzaamheden."
Tijd laten invullen
De gewerkte uren kunnen natuurlijk ook aan het einde van de dag worden ingevuld in het systeem. De buitendienstmedewerker voert dan de starttijd en eindtijd in van de activiteiten die hij of zij heeft uitgevoerd. Het heeft als grote voordeel dat de monteur zich gedurende de dag volledig op zijn primaire taken kan richten in plaats van op administratieve zaken. Maar het biedt gedurende de dag geen real-time inzicht in de activiteiten van de servicemonteurs. Een alternatief kan zijn om de monteurs meerdere keren per dag de uren te laten invullen.
Afweging tussen controle en flexibiliteit
Er is geen ‘beste’ methode voor de urenregistratie van de buitendienst. Het is afhankelijk van het type organisatie, jouw mensen en het soort servicewerkzaamheden dat zij uitvoeren, welke methode het meest geschikt is. Je zult merken dat het vaak schipperen is tussen enerzijds controle over wat er gebeurt en anderzijds een flexibele en gemakkelijke werkwijze. Of anders geformuleerd; je wilt een zo nauwkeurig mogelijk inzicht in de activiteiten van jouw buitendienstmedewerkers zonder dat je hen belemmert in de uitvoering van hun primaire werkzaamheden. Voor welke methode je ook kiest; digitale urenregistratie levert je in ieder geval meer efficiency en minder kopzorgen op dan de traditionele papieren werkbon.
