Twee keer per jaar wordt er preventief onderhoud verricht aan mijn mountainbike. Alles wordt nagelopen en indien nodig bijgesteld, van remkabels en remblokken tot de cassette en de ketting. Indien duurdere onderdelen aan vervanging toe zijn wordt er contact met me opgenomen. Voor mijn auto geldt hetzelfde. Om de zoveel maanden breng ik deze naar de dealer voor een periodieke onderhoudsbeurt. En ook voor de klanten waar ik dagelijks mee in contact ben is periodiek onderhoud een bekend begrip. De machines en apparatuur die zij verhandelen hebben na een bepaalde tijdsduur of aantal draaiuren onderhoud nodig. Onze software-oplossing vertelt de klant wanneer het tijd is voor bijvoorbeeld een kleine of grote onderhoudsbeurt, een kalibratie of een keuring. Met al het bovengenoemde periodiek onderhoud voorkom je defecten en uitval en waarborg je de veiligheid en het functioneren van het materieel.
Hoe zit het met mijn ERP-software?
Waar het periodiek onderhoud aan een fiets, auto of machine algemeen aanvaard wordt, is dit anders bij veel ERP-systemen. Vaak wordt pas aan de bel getrokken nadat de problemen zijn ontstaan en ook de gevolgen ervan al aanzienlijke impact hebben. En dat kun je voorkomen door regelmatig onderhoud te plegen samen met je softwarepartner. Loop samen door het systeem, bespreek bepaalde processen, bekijk hoe jouw mensen de software gebruiken en bepaal waar het piept of kraakt.
Inspelen op verandering
Naast het tijdig signaleren van problemen en het daar adequaat op inspelen is er nog een ander aspect. Op het moment dat je live gaat met nieuwe software voldoet het systeem als het goed is aan jouw belangrijkste eisen en wensen. Maar dat is slechts een momentopname want veranderingen gaan snel vandaag de dag. Mogelijk heeft jouw bedrijf zich ontwikkeld, zijn er nieuwe markten aangeboord of staan deze ontwikkelingen op stapel. Ook de ontwikkelingen in de software gaan door, mede veroorzaakt door veranderingen in jouw branche. Evenals de ontwikkelingen in de gebruikte onderliggende technologieën, ook daar verandert van alles. Kortom, je eisen en wensen ten aanzien van je ERP-systeem zullen mogelijk in de loop van de tijd veranderen.
Door periodiek onderhoud te verrichten zul je makkelijk op al deze ontwikkelingen en veranderingen in kunnen spelen. Bespreek daarom met je softwareleverancier onder andere:
- Welke processen er toch niet helemaal soepel meer lopen door bepaalde veranderingen.
- Welke functionaliteiten er in de loop van de tijd zijn bijgekomen in de standaard en of je daarom misschien toe bent aan een upgrade.
- Of je nieuwe bedrijfsplannen hebt en wat de impact daarvan is met betrekking tot het gebruik van de software.
- Welke veranderingen in jouw branche aan de orde zijn en hoe je daarop in zou willen spelen.
Stel een actieplan op
Vervolgens bepaal je samen welke acties nodig zijn om bij te blijven met de veranderingen. Wellicht dien je processen te wijzigen, heb je nieuwe modules of oplossingen nodig of is een upgrade naar de nieuwste versie verstandig. Of misschien loopt het allemaal op rolletjes. Definieer welke acties wanneer nodig zijn om optimaal te blijven werken met je ERP-systeem.
Je bedrijfssoftware is te belangrijk om niet te onderhouden. Ga dus, net zoals je met je auto naar de garage gaat voor de APK, op tijd naar je softwarepartner voor periodiek onderhoud.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
