In een competitieve markt is er maar een manier om als bedrijf overeind te blijven: je moet continu verbeteren. Dat betekent kritisch kijken naar hoe er in jouw organisatie wordt gewerkt en welke bedrijfsprocessen beter kunnen. Bij maatregelen om processen te verbeteren hoort Return On Investment altijd het uitgangspunt te zijn. Welke kosten brengt de verandering met zich mee (b.v. in tijd van medewerkers, extra faciliteiten, externe hulp of nieuwe automatisering) en welke voordelen gaat dit opleveren (b.v. in winst, omzet, tijdsbesparing, efficiency, gemak of hoger serviceniveau)?
Verkeerde motieven om processen te veranderen
Veranderingen in organisaties zijn te vaak het gevolg van de verkeerde motieven. Niet ROI, maar b.v.:
- Kostenbesparing: hoewel minder kosten goed is, moet ook rekening worden gehouden met de gevolgen; wanneer je door de kostenbesparende maatregel veel klanten verliest is het wellicht onverstandig.
- Beperkt door automatisering: de onmogelijkheden en beperking van je software mogen niet de reden zijn om processen te veranderen ten nadele van de business.
- Invloed van een of enkele medewerkers: de medewerkers met het hoogste woord of die te koppig zijn om zich aan de regels te houden lukt het ooit om hun zin te krijgen m.b.t. hoe er gewerkt wordt, terwijl de organisatie er niet bij gebaat is.
- Korte termijn voordeel: beleid is te vaak gebaseerd op snelle winst en korte termijn voordeel, terwijl het succes van jouw bedrijf op de lange termijn veel belangrijker is.
Processen optimaliseren; hoe doe je dat?
Zorg dat je op een heldere wijze hebt gedocumenteerd hoe jouw bedrijfsprocessen verlopen. Kijk kritisch naar waar verbetering mogelijk is. Hoe kan het proces sneller? Zijn er stappen die ik kan overslaan? Zijn er handmatige acties die ik kan automatiseren? Kijk bijvoorbeeld eens naar het uitbrengen van offertes. Idealiter presenteer je met een druk op de knop direct een prachtige offerte op maat aan jouw klant. Dat is wellicht een utopie, maar bij veel bedrijven kan het proces van het opstellen en uitbrengen van een offerte sneller en beter. Het proces aanpassen kost je zelden iets, de tijdsbesparing levert geld op en jouw klanten zijn meer tevreden.
Leer van ‘best practices’
Processen optimaliseren is niet eenvoudig. Soms is het simpelweg te moeilijk om vast te stellen hoe en waar verbetering mogelijk is. Maar jouw organisatie is niet uniek. Jouw concurrentie worstelt met dezelfde uitdagingen en je kunt hier veel van leren. Hoe regelen zij de processen? Gaat dit sneller of beter dan bij jou? Kijk naar de ‘best practices’ in jouw branche en doe er je voordeel mee. Dat betekent niet klakkeloos overnemen wat de concurrent doet. Vertaal de best practices naar een werkwijze die goed past bij jouw bedrijf.
Richt je op wat écht belangrijk is
Je hebt niet de tijd om alles in de organisatie te optimaliseren. Je zult je aandacht zorgvuldig moeten besteden aan datgene wat echt belangrijk is. Het heeft geen zin om je bezig te houden met dat ene proces dat twee keer per jaar voorkomt. Richt je op de dagelijkse processen, de processen die echt het verschil maken voor jouw klanten. En stop niet bij het praten over processen en de boel op papier zetten. Het moet geïmplementeerd worden. Dat betekent mensen instrueren, faciliteiten aanpassen, leiding nemen en monitoren dat de veranderingen goed worden doorgevoerd.
ROI is niet altijd goed uit te rekenen
Het is niet altijd eenvoudig de ROI te berekenen van een procesverandering. De totale kosten zijn niet altijd helder en voor de (verwachte) opbrengsten is het nog moelijker om dit in cijfers uit te drukken. Toch moet je het proberen. Want beslissingen op basis van ROI zijn beter voor jouw bedrijf dan beslissingen op basis van gevoel, op goed geluk, of om te blijven doen wat je gewend bent.
Teun Arts is Service Manager bij Dysel en zorgt ervoor dat klanten optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de software, nu en in de toekomst.
