Een ERP-implementatie tot een goed einde brengen is een uitdagende klus. Zelfs de meest ervaren projectmanagers in de meest professionele organisaties hebben hier moeite mee. Met deze 6 stappen zorg je ervoor dat het ERP-project binnen de gestelde tijd, de scope en het budget wordt afgerond en vergroot je de kans om de beoogde voordelen voor de organisatie te realiseren.
1. Begrijp de huidige situatie
Voordat je begint aan het selecteren en implementeren van een ERP-systeem, moet je de huidige situatie in jouw bedrijf goed begrijpen. Hoe werk je nu, met welke systemen en waarom moet dit verbeterd worden? Wat zijn de belangrijkste pijnpunten en frustraties onder medewerkers en welke negatieve gevolgen heeft dit voor het succes van jouw bedrijf? Dit vraagt om gesprekken met medewerkers op alle afdelingen en een uitgebreide inventarisatie van de organisatie.
2. Stel duidelijke doelstellingen
Zodra je weet hoe de vlag erbij hangt binnen het bedrijf, is het tijd om voor verbetering te zorgen. Het liefste wil je meteen alles aanpakken, maar dat is niet realistisch. Een ERP-implementatie is een ingrijpend project en om dit tot een succes te maken is het belangrijk om je te focussen op de hoofdpunten. Stel daarom duidelijke, realistische doelstellingen die je wilt behalen met het ERP-project en kies een partner en ERP-systeem die jou daarbij gaan helpen.
3. Creëer draagvlak in de organisatie
Jij kunt volledig achter het project staan, maar dat is nog niet voldoende. Ook de rest van de organisatie moet inzien dat de verandering nodig is. Er moet draagvlak zijn voor de ERP-implementatie in alle geledingen van de organisatie. Het management moet het project ondersteunen, maar ook de eindgebruikers op alle afdelingen moeten inzien dat het ERP-systeem hun werkzaamheden gemakkelijker gaat maken. Zonder draagvlak in de organisatie is het project gedoemd te mislukken.
"Al tijdens de ERP-implementatie is het belangrijk om resultaten te meten. Gaat het proces inderdaad veel sneller nu?"
4. Stel een helder projectplan op
Je weet wat je wil en heel de organisatie is er klaar voor. Een veelgemaakte fout in ERP-projecten is om vervolgens van start te gaan zonder helder projectplan. Zorg dat je helder documenteert hoe het project gaat verlopen. Wie doet wat, wanneer en met welk resultaat? De scope van het project moet goed worden afgebakend en de projectplanning moet houvast en duidelijkheid geven. Enkel met een helder projectplan kun je tijdig bijsturen, mensen op hun verantwoordelijkheid wijzen en het project binnen de tijd en binnen het budget afronden.
5. Houd je aan de afspraken
Wil iemand plots de scope van het project uitbreiden? Heeft een van de key users geen tijd om zijn of haar deel van het werk te doen? Wordt er niet of onvoldoende getest? Dit zijn allemaal ernstige bedreigingen voor het project. Zorg ervoor dat iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt en grijp direct in wanneer dit niet gebeurt. Een wijziging van de scope of uitstel van werkzaamheden zijn enkel toegestaan indien de projectstuurgroep dit acceptabel of noodzakelijk acht en dus hiermee instemt.
6. Meet de resultaten en stuur bij waar nodig
Al tijdens de ERP-implementatie is het belangrijk om resultaten te meten. Gaat het proces inderdaad veel sneller nu? Verkrijg je inzichten die je voorheen niet had? Waar nodig kun je bijsturen. Bijvoorbeeld door processen te veranderen, de setup aan te passen of extra tijd aan een onderwerp besteden tijdens de training aan gebruikers. Ook na de livegang is het continu meten en monitoren of je de beoogde resultaten haalt enorm belangrijk.
Deze stappen zijn geen garantie voor succes, want garanties zijn helaas onmogelijk. Maar door deze stappen te volgen ben je wel beter voorbereid op tegenslagen en vermijd je enkele van de grootste valkuilen in ERP-implementaties.
