Na een complex en intensief implementatietraject is het dan eindelijk zo ver: je gaat live met het nieuwe ERP-systeem! Een belangrijke mijlpaal en, voor sommigen, het einde van een ingewikkeld en intensief traject. Maar vergis je niet; de live-gang is dan wel het eind van de implementatie, het is ook het begin van een nieuwe fase. Een fase waarin diverse zaken om jouw aandacht zullen vragen en je ervoor zal moeten zorgen dat alle inspanningen tijdens de implementatie niet voor niets zijn geweest.
Optimalisatietrajecten
Niet alle onderwerpen kunnen tijdens de ERP-implementatie worden meegenomen. Je richt je op de belangrijkste zaken en overige topics ga je pas na de live-gang oppakken. Deze optimalisatietrajecten zijn op zichzelf weer implementaties die op een zelfde manier als de oorspronkelijke implementatie aangepakt zullen moeten worden. Wees kritisch op waar verbetering mogelijk is en hoe het ERP-systeem hierin kan faciliteren.
Upgrades
Indien het gekozen ERP-systeem een standaard branchespecifieke oplossing is, dan zullen er regelmatig nieuwe releases worden uitgebracht. Deze releases bevatten nieuwe mogelijkheden en verbeterde functionaliteiten. Samen met je softwarepartner kun je beoordelen wat de toegevoegde waarde is van de release en of upgraden een waardevolle zet is voor jouw organisatie. Het loont om in ieder geval regelmatig te upgraden. Zo word je niet beperkt in mogelijkheden en kun je altijd rekenen op goede ondersteuning door de supportafdeling van jouw softwarepartner.
Monitor de gekozen werkwijze
Tijdens de implementatie zijn de werkwijze en procedures bepaald. Ook al zijn de eindgebruikers goed opgeleid, in het begin is het voor hen moeilijk meldingen goed te beoordelen en zich volledig te houden aan de afgesproken spelregels. Je zal dus als key user de eerste weken na live-gang goed moeten monitoren of men de afgesproken werkwijzen nauwgezet volgt. Ook blijkt in de praktijk vaak dat er na live-gang nog wat aan de gemaakte afspraken moet worden bijgeschaafd. Een werkwijze kan in de praktijk immers anders uitpakken en niet tot het gewenste (en verwachte) resultaat leiden.
Blijf op zoek naar verbeteringen
Na live-gang moet je blijven zoeken naar verbeteringen c.q. optimalisaties. “Zo doen we het nu eenmaal” is een slechte reden om geen veranderingen te willen doorvoeren. Blijf kritisch.
Houd aandacht voor bovenstaande punten om het optimale uit het nieuwe ERP-pakket te halen, nu en in de toekomst.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
