U wilt graag grip hebben op de tijdsbesteding van uw buitendienstmedewerkers, want het kan u veel geld opleveren. Maar hoe zorgt u er voor dat de urenregistratie van de buitendienst u geen kopzorgen oplevert, maar verbetering in efficiency?
Werken met ‘statussen’
U kunt er voor kiezen om de urenregistratie aan de hand van vooraf gedefinieerde statussen vast te leggen. Dat wil zeggen dat uw buitendienstmedewerkers op hun laptop of mobiel device aangeven wanneer zij onderweg zijn naar een serviceklus, wanneer zij starten met een werkorder, wanneer ze pauze nemen, etc. Werken met statussen kost uw mensen weinig tijd en het biedt real-time inzicht in de werkzaamheden tot op de minuut nauwkeurig. Het vergt wel veel discipline van uw mensen om steeds de status te wijzigen. Een ander nadeel is dat het in de praktijk niet altijd even gemakkelijk is. Denk bijvoorbeeld aan een monteur die aan twee werkorders tegelijk werkt; het wordt dan erg lastig om de gewerkte uren per werkorder met statussen te registreren.
Uren laten invullen
De gewerkte uren kunnen natuurlijk ook aan het einde van de dag worden ingevuld in het systeem. De buitendienstmedewerker voert dan de starttijd en eindtijd in van de activiteiten die hij of zij heeft uitgevoerd. Het heeft als grote voordeel dat uw monteur zich gedurende de dag volledig op zijn primaire taken kan richten in plaats van op administratieve zaken. Maar het biedt gedurende de dag geen real-time inzicht in de activiteiten van uw werknemers. Een alternatief kan zijn om de monteurs meerdere keren per dag de uren te laten invullen.
Afweging tussen controle en flexibiliteit
Er is geen ‘beste’ methode voor de urenregistratie van de buitendienst. Het is afhankelijk van het type organisatie, uw mensen en het soort servicewerkzaamheden dat zij uitvoeren welke methode het meest geschikt is. U zult merken dat het vaak schipperen is tussen enerzijds controle over uw mensen en anderzijds een flexibele en gemakkelijke werkwijze. Of anders geformuleerd; u wilt een zo nauwkeurig mogelijk inzicht in de activiteiten van uw buitendienstmedewerkers zonder dat u hen belemmert in de uitvoering van hun primaire werkzaamheden. Voor welke methode u ook kiest; digitale urenregistratie levert u in ieder geval meer efficiency en minder kopzorgen op dan de traditionele papieren werkbon.
Joan Gaastra heeft als Product Owner het stuur in handen bij Dysel. Hij bepaalt welke functionaliteit wordt ontwikkeld en waar de prioriteiten liggen.
