De implementatie van het ERP-systeem is afgerond en het nieuwe systeem is volledig operationeel. Dan is de klus geklaard, toch? Dat is wat veel bedrijven denken. Maar in feite is de go-live van je ERP-systeem het startsignaal voor continue verbetering!
Subdoelen definiëren
Tijdens de ERP-implementatie is het onmogelijk om alle eisen en wensen volledig te ondervangen in de software. Daarom richt je je op de belangrijkste doelen. Na de go-live dient het merendeel van je processen goed te functioneren en dien je direct voordeel te behalen met het nieuwe systeem. Vervolgens definieer je subdoelen voor verdere optimalisatie van de software. Denk hierbij aan het verfijnen van een bedrijfsproces, het automatiseren van een handmatig proces of het in gebruik nemen van een extra module of oplossing. Stel jezelf steeds nieuwe doelen voor optimalisatie, op die manier werk je aan continue verbetering van je systeem.
Verandering betekent nieuwe wensen
De go-live van je ERP-systeem is een momentopname. De manier waarop het systeem is ingericht voorziet in de eisen en wensen van dat moment. Maar de kans is groot dat je door veranderingen in de loop van de tijd nieuwe eisen stelt aan de ERP-software. Dat kunnen veranderingen zijn binnen de organisatie, zoals groei of nieuwe bedrijfsactiviteiten, maar ook veranderende omgevingsfactoren. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe wetgeving (SEPA, belastingtarieven), nieuwe technologie (digitaal factureren, mobiel werken, web portals) of nieuwe wensen van andere partijen (leveranciers, klanten, partners, accountant). Veranderende omstandigheden die vragen om nieuwe mogelijkheden in de software.
Volg deze principes
Kies je voor de aanpak van continue verbetering, laat je dan leiden door deze principes:
- Verbeteringen zijn niet het gevolg van noodzaak (systeem end of life, technologie functioneert niet meer), maar het gevolg van de drang om efficiënter en succesvoller te werken door steeds kleine aanpassingen door te voeren.
- Medewerkers worden aangemoedigd om nieuwe ideeën aan te dragen voor optimalisatie van het ERP-systeem die hun eigen werk gemakkelijker maken en de productiviteit van de hele organisatie verhogen.
- Verbeteringen hebben draagvlak binnen de hele organisatie en specifiek op de afdeling die er mee te maken krijgt. Change management speelt hierin een belangrijke rol; medewerkers worden niet aan hun lot overgelaten, maar actief begeleid in het verbeterproces van begin tot eind.
Teun Arts is Service Manager bij Dysel en zorgt er voor dat klanten optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de software, nu en in de toekomst.
