Klantspecifieke maatwerkaanpassingen aan ERP-software verliezen aan populariteit. Ze zijn namelijk ingewikkeld, duur en vaak een blok aan het been in de toekomst. Wat kun je doen om klantspecifiek maatwerk zoveel mogelijk te voorkomen?
1. Kies een bewezen succesvolle branchespecifieke ERP-oplossing
Hoe beter het ERP-systeem past bij jouw bedrijf, des te minder noodzaak aan maatwerk zal er zijn. Met een generiek, breed inzetbaar systeem zul je belangrijke functionaliteiten missen die in jouw branche belangrijk zijn. Kies daarom voor een branchespecifieke ERP-oplossing die al vele jaren succesvol wordt gebruikt door vergelijkbare organisaties in jouw branche. Hoewel jouw organisatie natuurlijk altijd unieke eisen en wensen heeft met betrekking tot de software, kun je er met een branchespecifiek ERP-systeem van uit gaan dat in de belangrijkste behoeften is voorzien.
2. Zie maatwerk als laatste oplossing
Te vaak wordt te snel gegrepen naar maatwerk als oplossing voor een ontbrekend stuk functionaliteit. Soms ook ingegeven door de softwareleverancier die maatwerk als een mooie gelegenheid ziet om extra uren te maken en de afhankelijkheid van de klant aan de leverancier te vergroten. Veel beter is het om maatwerk als ultieme redmiddel te zien. Probeer te werken zonder de functionaliteit, verander het proces of de werkwijze, probeer het met een work-around, vind een externe applicatie die grotendeels voldoet; zomaar wat alternatieven die je eerst moet proberen voordat je aan de ontwikkeling van maatwerk begint.
3. Erken de nadelen van maatwerk
Maatwerk is voor veel mensen nog steeds aanlokkelijk. Precies datgene krijgen waar je om vraagt, ideaal toch? Misschien voor even, maar op lange termijn zeker niet. Een paar nadelen van maatwerk op een rijtje:
- Maatwerk is duur om te ontwikkelen: Het bedenken, ontwikkelen, testen, implementeren en trainen van maatwerk is kostbaar. Een klein stukje functionaliteit kan direct vele uren werk betekenen voordat het in gebruik kan worden genomen.
- Maatwerk vertraagt het project: Wanneer je tijdens de implementatie afwijkt van de standaard, loop je vertraging op. Het ontwikkelen van maatwerkfunctionaliteit vertraagt een ERP-implementatie als snel met meerdere maanden.
- Support aan maatwerk kan een probleem vormen: Bij support van een standaardpakket is de documentatie op orde, is de kennis bij veel mensen aanwezig en is een oplossing snel te vinden. Bij maatwerk is dit vaak een stuk lastiger.
- Upgrades worden ingewikkelder door maatwerk: Bij iedere upgrade vormt het maatwerk een extra aandachtspunt. Er zal nauwkeurig in kaart moeten worden gebracht hoe het maatwerk wordt opgenomen in de nieuwe versie van het systeem.
- Maatwerk brengt de continuïteit in het geding: Bijvoorbeeld wanneer de maatwerkoplossing communiceert met andere applicaties, blijft dit dan goed gaan wanneer nieuwe versies van deze externe applicaties uitkomen. En wat te denken van veranderingen in hardware, besturingssytemen en internetbrowsers?
"Soms is verandering goed, sterker nog: soms is verandering noodzakelijk."
4. Besteed aandacht aan change management
Een veel voorkomende reden om voor de ontwikkeling van maatwerk te kiezen is om te blijven werken op dezelfde manier als in het verleden (“zo hebben we het altijd gedaan, dus ook in het nieuwe systeem”). Terwijl dat absoluut geen reden mag zijn! Soms is verandering goed, sterker nog: soms is verandering noodzakelijk. Nieuwe processen, een nieuwe manier van werken. Omdat tijden veranderen en ook systemen veranderen. Zolang je maar de gewenste uitkomst/het gewenste resultaat behaalt. Er moet daarom voldoende aandacht worden besteed aan change management. Het is namelijk niet altijd gemakkelijk om een nieuwe manier van werken te accepteren. Begeleid medewerkers hierin, toon begrip en geef ze de tijd, zodat de verandering wordt gezien als een verbetering.
5. Zorg voor strak projectmanagement van begin tot eind
Een heldere scope van het project met verschillende mijlpalen, duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden helpt eveneens om maatwerk te beperken. Strak projectmanagement geeft weinig ruimte voor nieuwe features als onderdeel van het project. Wanneer je de teugels laat vieren is de kans juist groot dat er veel pogingen volgen om de scope te veranderen, om nieuwe onderdelen aan het project toe te voegen en om het project eindeloos te verlengen. Neem dus de regie over het project van begin tot eind. Dat betekent een duidelijke scope, een strakke planning en continue monitoring.
