Bij het selecteren van een software-oplossing is de demo een zeer belangrijke stap. Demonstraties van bedrijfssoftware vormen een van de belangrijkste onderdelen om te evalueren of de software aan jouw vereisten voldoet en of de leverancier echt begrijpt wat jouw behoeften zijn. Helaas bieden softwaredemo's voor veel bedrijven niet de antwoorden waar ze naar op zoek waren. Een paar tips om je te helpen:
1. Weet wat je doelen zijn
Wil je jouw huidige, verouderde software-oplossing vervangen simpelweg omdat deze niet langer wordt ondersteund? Met dat als motivatie zal het niet eenvoudig zijn om het beste systeem voor jouw organisatie te selecteren. Je hebt een visie nodig van wat je met de software wilt bereiken. Wat zijn je doelen als organisatie? Niet in termen van features en functionaliteiten, maar qua strategische doelstellingen. Misschien wil je de klantenservice verbeteren door de mogelijkheden voor jouw klanten om contact met je op te nemen uit te breiden. Of je wilt tijd besparen in het productieproces om producten sneller op de markt te kunnen brengen. Houd die doelen in je achterhoofd wanneer je kijkt naar een softwaredemo.
2. Zorg dat alle faciliteiten aanwezig zijn
Als de setting en faciliteiten van de demo perfect zijn geregeld, zal dit helpen om het maximale uit de demo te halen. Denk aan een demoruimte die groot genoeg is om alle gasten te kunnen ontvangen. Het moet een comfortabele ruimte zijn met goede stoelen en de juiste temperatuur, vooral als de demo een halve dag of langer in beslag neemt. Ook heb je een high definition beamer of projector nodig, of een monitor van topkwaliteit om ervoor te zorgen dat alle details zichtbaar zijn voor iedereen. En misschien is een betrouwbare en snelle internetverbinding nodig. Topfaciliteiten helpen om je te concentreren en van de demo een aangename meeting te maken.
3. Zorg voor echte data en use cases
Je kunt naar testdata kijken in een demo, maar is het niet geweldig om naar je eigen data te kijken? Echte klanten, echte producten, echte contracten, enz. zijn veel aantrekkelijker en relevanter voor de aanwezigen om naar te kijken. Lever een demo-script aan de softwareleverancier of use cases van processen binnen jouw organisatie en kijk hoe het systeem hiermee omgaat. Je kunt enkele voorbeelden selecteren van situaties die zich in jouw organisatie hebben afgespeeld die voor problemen hebben gezorgd.
4. Betrek het management en eindgebruikers
Wie moet, als het gaat om software, bij het besluitvormingsproces betrokken zijn? De IT-afdeling, finance, management, middenmanagement, eindgebruikers? Je kunt niet iedereen uitnodigen bij de demo's. Zorg ervoor dat als de software impact heeft op het hele bedrijf, zoals bij ERP-software, dat het management erbij betrokken is. Je hebt dan te maken met een business project in plaats van een softwareproject en je hebt volledige support van het management nodig. Maar luister ook naar de eindgebruikers, want zij kunnen het beste beoordelen of het systeem de processen ondersteunt zoals dat zou moeten gebeuren.
5. Evalueer na de demo
De demo is afgelopen, tijd om naar huis te gaan, toch? Niet helemaal. Wanneer de softwareleverancier is vertrokken, doe dan nog even een korte evaluatie met de hele groep. De demo zit dan nog vers in het geheugen. Zorg dat iedereen wordt gehoord en noteer wat er gezegd wordt. Bespreek alle aspecten, zoals hoe de processen worden ondersteund, functionaliteiten, technologie, de user interface en implementatiemethode.
6. Ga voor kwaliteit, niet voor kwantiteit
Meer is niet altijd beter. Bekijk zorgvuldig de verschillende opties waaruit u kunt kiezen en selecteer maximaal 3 tot 5 leveranciers voor een demo. Het zou een verspilling van tijd en middelen zijn om alle partijen uit te nodigen voor een demo. Probeer ook niet elk proces en elke feature in een demo te behandelen; het kan dagen duren om door het hele systeem te gaan. Focus op de belangrijkste processen.
April Potts is verantwoordelijk voor Marketing & Sales bij Dysel North America en combineert ervaringen in marketing, bij equipment dealers en met ERP-software om dealers te helpen hun bedrijf vooruit te helpen.
