Ieder ERP-systeem bevat een grote hoeveelheid data. Denk aan je contacten, klanten, leveranciers, objecten, artikelen, orders, facturen en financiële informatie. Hoe houd je de data in jouw systeem schoon en waarom is dat zo belangrijk?
Schone data; goed voor nu en voor de toekomst
- Werkt prettiger: Met schone data is het prettig werken. Hoe vervelend is het om een klant op te zoeken en deze drie keer in het systeem aan te treffen onder iets andere namen? Een schone database bespaar veel tijd en frustraties.
- Betere performance: De hoeveelheid data kan gevolgen hebben voor de snelheid en prestaties van het systeem. Met een opgeschoonde database loopt het systeem minder snel vast en laden menu’s en tabellen sneller.
- Gemakkelijker informatie vinden: Steeds meer beslissingen zijn datagedreven. Dus keuzes maken op basis van complete en accurate informatie. In een schone database is dat vele malen eenvoudiger dan in een database met dubbele, incomplete, vervuilde data.
- Sneller en eenvoudiger upgraden: De dataconversie is een van de grootste uitdagingen bij de overstap naar een nieuw systeem of upgrade naar een nieuwe versie. Met schone data wordt dat onderdeel van het project een stuk gemakkelijker.
"Werk je met Microsoft Dynamics 365 Business Central? Dit systeem biedt de mogelijkheid om automatisch oude records te verwijderen na een bepaalde periode. "
Hoe houd je de data schoon?
- Strikt beleid en duidelijke regels: Stel een duidelijk beleid op voor de invoer en het beheer van data. Waar in het proces gebeurt dit? Hoe gebeurt dit? En wie is verantwoordelijk? Want vaak ontstaat vervuilde data door een gebrek aan duidelijkheid en structuur op het gebied van data-invoer en datamanagement.
- Maak gebruik van autorisaties: Veel ERP-systemen, zoals Business Central, hebben uitgebreide mogelijkheden voor het instellen van autorisaties. Per type gebruiker en per individuele gebruiker kan vaak tot op veldniveau worden ingesteld wie informatie mag zien en/of wijzigen.
- Gebruik rustige periodes om op te schonen: Data opschonen is absoluut geen leuke klus. Monnikenwerk zou je kunnen zeggen. Maar omdat schone data zoveel voordelen heeft, is het verstandig om periodiek jouw database op te schonen. Vaak kom je hier niet aan toe door de hectiek van de dag, maar probeer een rustige periode te benutten hiervoor.
- Analyseer waar het fout gaat: Periodiek data opschonen is nuttig, maar nog liever pak je de oorzaak aan. Analyseer bij wie, waar en wanneer het fout gaat met de data. En help medewerkers om vervuilde data te voorkomen of te beperken.
Tip voor Business Central-gebruikers: Automatisch data opschonen
Werk je met Microsoft Dynamics 365 Business Central? Dit systeem biedt de mogelijkheid om automatisch oude records te verwijderen na een bepaalde periode. Denk bijvoorbeeld aan het verwijderen van change log-records ouder dan 6 maanden. Maar Business Central beschermt juist ook het per ongeluk verwijderen van records die eigenlijk behouden moeten blijven.
Om van deze functionaliteit gebruik te maken dien je de zogeheten ‘Retention Policy’ in te richten. De specialisten van Dysel kunnen je hierbij helpen. Meer weten? Neem contact met ons op!
