Bij veel ERP-systemen ben je niet langer genoodzaakt om de softwarelicenties te kopen. Een abonnementsvorm wordt steeds populairder: periodiek een bedrag betalen om het recht te verkrijgen gebruik te maken van de software. Maar welk model past het beste bij jouw organisatie?
Software kopen
In het traditionele model koop je de softwarelicenties. Je betaalt dus vooraf voor de licenties en verkrijgt daarmee het recht om de software voor onbepaalde tijd (tot in oneindigheid) te gebruiken. De aanschaf van de licenties is voor veel bedrijven een flinke investering, maar daarmee ben je wel eigenaar van de software. Helemaal uit de kosten ben je dan nog niet. In veel gevallen betaal je een jaarlijks bedrag voor het onderhoud en/of support.
Betalen voor het gebruik
Gebruik maken van ERP-software in een abonnementsvorm, ook wel ‘subscription licensing’ genoemd, wordt steeds populairder. Je betaalt dan maandelijks (of soms jaarlijks) een bedrag vooruit om gebruik te mogen maken van de software. Dit bedrag is gebaseerd op het aantal gebruikers en de oplossingen en modules die je nodig hebt. Iedere maand heb je de mogelijkheid om op te zeggen en om wijzigingen in de modules en het aantal users – omhoog of omlaag – door te voeren. Bij subscription licensing zijn vaak de infrastructuur, onderhoud en support inbegrepen in het maandbedrag.
"In overleg met finance, IT en strategie/business kun je een weloverwogen keuze maken."
Factoren die jouw beslissing beïnvloeden
- Financiële overwegingen: Software kopen vraagt om een flinke investering en niet iedere organisatie kan dit betalen. Bij een abonnementsvorm heb je weinig kapitaal nodig en dus lage opstartkosten. Maar na enkele jaren (vaak 3-6 jaar) komt het omslagpunt waar de Total Cost of Ownership voor de abonnementsvorm hoger worden dan voor de aanschaf van de licenties.
- Flexibiliteit/schaalbaarheid: Gekochte softwarelicenties zijn onbeperkt geldig. En wanneer jouw bedrijf groeit, kun je extra gebruikerslicenties aanschaffen. Maar afschalen is bij de meeste ERP-partners niet mogelijk. Wanneer je minder gebruikers nodig hebt dan waar je voor betaald hebt, is een deel van de licenties nutteloos. Bij subscription licensing heb je dit probleem niet. Ieder maand op- en afschalen zorgt voor ultieme flexibiliteit. ‘Pay per use’ dus.
- Belang van upgrades en nieuw technologie: Kies je voor een ERP-systeem met de gedachte jarenlang op dezelfde versie te draaien of zijn nieuwe releases en moderne technologie voor jou van cruciaal belang voor het behalen en behouden van een competitief voordeel? Het antwoord op die vraag bepaalt in grote mate welk licentiemodel het beste bij jou past.
- Eigendom en controle: Wil je graag eigenaar van de softwarelicenties zijn en de software op jouw eigen servers draaien? Of wil je dit juist volledig uit handen geven? Subscription licensing gaat vaak gepaard met het gebruiken van software als cloudapplicatie of hosted oplossing. Voor sommige organisaties onacceptabel, omdat ze volledige controle over hun ERP-systeem willen. Voor andere organisaties juist prettig, omdat ze niet meer zelf de resources in huis hoeven te hebben op dit gebied.
Subscription licensing biedt een extra optie voor bedrijven. Je bent niet langer verplicht om softwarelicenties te kopen. In overleg met finance, IT en strategie/business kun je een weloverwogen keuze maken.
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
