Equipmentdealers die hun servicemonteurs zo goed mogelijk willen inzetten maken gebruik van een field service planningstool. Maar aan welke vereisten voldoet een planningstool die jouw serviceafdeling efficiënter en winstgevender maakt?
Gemakkelijk in gebruik
De (field)serviceplanner wil snel en prettig kunnen werken. Dat wordt gemakkelijk met een grafisch planbord. Hierop is direct in één overzicht te zien welke werkorders voor wanneer staan gepland en aan wie ze zijn toegewezen. En natuurlijk welke werkorders nog toegewezen dienen te worden. De serviceplanner wordt nog meer geholpen wanneer de weergave van het planbord gewijzigd en gepersonaliseerd kan worden. En wanneer werkorders eenvoudig met ‘drag & drop’ kunnen worden toegewezen en gewijzigd.
Real-time verbinding met de monteurs
Een real-time verbinding tussen backoffice en monteurs betekent dat de planner altijd op de hoogte is van waar monteurs zich bevinden en wat ze doen. Vice versa kijkt de monteur altijd naar de actuele planning en beschikt hij over up-to-date en correct informatie ten aanzien van werkorders. De service planner kan b.v. zien welke monteur zich het dichtste bij een spoedklus bevindt en de spoedklus aan hem/haar toewijzen. Monteurs krijgen melding van nieuw toegewezen werkorders of wijzigingen in hun planning en ze zien wat de beschikbaarheid van artikelen is.
Intelligente planning
Plannen wordt gemakkelijker wanneer de planningstool rekening houdt met een aantal parameters.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Voorkeursmonteur: Sommige klanten willen graag een vertrouwd gezicht op bezoek krijgen voor service- en onderhoudswerkzaamheden.
- Vaardigheden: Monteurs verschillen in kennis, opleiding en ervaring. Wanneer een werkorder om bepaalde specifieke vaardigheden vraagt is het wenselijk dat enkel de geschikte monteurs geselecteerd kunnen worden.
- Afstand: Zeker bij spoedopdrachten kan de afstand van de monteurs tot de servicelocatie belangrijk zijn. Wellicht wil je enkel kunnen kiezen uit monteurs binnen een bepaalde afstand.
"Jouw planningstool is bij voorkeur geen losse applicatie, maar een onderdeel van het complete ERP-systeem."
Geautomatiseerde informatie
Anno nu is er veel mogelijk op het gebied van informatiestromen automatiseren. De locatie van een serviceobject kan b.v. worden gedeeld met de backoffice. Of wanneer een object een alarm- of storingscode geeft, kan het systeem mogelijk direct de bijbehorende job code selecteren en de werkorder genereren. Steeds meer fabrikanten van machines en installaties zijn in staat om op afstand informatie van objecten uit te lezen. Zo kunnen ze op afstand ingrijpen, preventieve maatregelen nemen of instructies geven.
Onderdeel van jouw ERP-oplossing
Jouw planningstool is bij voorkeur geen losse applicatie, maar een onderdeel van het complete ERP-systeem. De serviceplanning heeft namelijk invloed op vele andere processen in de organisatie, zoals het bestellen van onderdelen, het transport van onderdelen, de urenadministratie van servicemonteurs en de facturatie en administratie door de financiële afdeling. Kies je voor een geïntegreerde planningstool, dan verloopt de communicatie met andere afdelingen en processen een stuk eenvoudiger dan met een losse tool.
