Een ERP-systeem moet met jouw organisatie meegroeien. Jouw business is continu in beweging, technologische ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op, de verwachtingen van klanten veranderen, wet- en regelgeving verandert. Kortom; jouw eisen en wensen ten aanzien van het ERP-systeem veranderen gedurende de tijd. De ERP-consultant of business consultant kan je daarin begeleiden. Dat betekent niet klakkeloos ontwikkelen waar jij om vraagt. Bij ieder voorstel tot wijziging is er één belangrijke vraag die gesteld moet worden:
“Wat is de Return on Investment?”
Of het nu gaat om een wijziging in de software, een proceswijziging, de ingebruikname van extra oplossingen en modules of upgraden naar een nieuwe versie van het systeem: Een goed onderbouwde berekening van de verwachte Return on Investment is doorslaggevend.
Wijzigingen in de software
Wanneer je een wijziging in de softwarefunctionaliteit wil doorvoeren, zal een goede ERP-consultant hier niet zomaar mee instemmen. Wat is de reden dat je de wijziging wil doorvoeren? Omdat het vorige systeem ook zo werkte? Omdat je dan een muisklik minder hoeft te doen? Omdat dat ene uitzonderlijke proces dan een minuut sneller kan? Dat zijn geen legitieme redenen. Een goede ERP-consultant vraagt net zolang door tot hij of zij weet welke winst de wijziging oplevert en in hoeverre dit opweegt tegen de kosten. In geval van een klantspecifieke maatwerkaanpassing is het verstandig extra goed na te denken over de gevolgen voordat deze wordt doorgevoerd.
Wijzigingen in de bedrijfsprocessen
Jouw ERP-consultant is vooral een business consultant. Hij of zij kent de uitdagingen in jouw branche en wat de ‘best practices’ zijn. Die optimale manier van werken wordt gefaciliteerd door het ERP-systeem. Wil je dus een wijziging in de bedrijfsprocessen voorstellen, dan zul je met een goede onderbouwing moeten komen voordat de ERP-consultant daar mee instemt. Waarom wijk je af van de best practices? Mogelijk is jouw situatie uniek en is een proceswijziging gerechtvaardigd, maar wederom schuilt de waarheid in ROI.
Ingebruikname van extra oplossingen of modules
Wanneer je de functionaliteiten van jouw systeem wil uitbreiden of extra systemen/oplossingen in gebruik wilt nemen, rijst wederom de vraag: Wat is de Return on Investment? Een slechte ERP-consultant probeert zoveel mogelijk modules en oplossingen aan jou te verkopen en zoveel mogelijk uren in rekening te brengen. Een goede ERP-consultant kijkt kritisch naar de kosten van een investering en de verwachte opbrengsten; ofwel, wat het beste voor jouw organisatie is.
Upgraden naar een nieuwe versie
De overstap naar een nieuwe versie van een ERP-systeem is vaak een flinke stap. En helaas zijn de beweegredenen van bedrijven om tot deze beslissing te komen in veel gevallen dubieus. ‘Nieuw is beter’, ‘We hebben nog budget’, ‘De concurrent heeft ook een upgrade doorgevoerd’. Zomaar een greep uit de verkeerde motivaties voor een upgrade. Hoe moeilijk het ook is; ook bij deze beslissing zul je de verwachte kosten tegen de verwachte opbrengsten moeten afzetten. Zeker die verwachte opbrengsten zijn vaak moeilijk in te schatten. De voordelen kunnen bestaan uit b.v. tijdbesparing, extra mogelijkheden, betere klantenservice of betere informatievoorziening waardoor je betere beslissingen neemt. Probeer de kosten en opbrengsten toch eens te kwantificeren en oordeel dan of je echt de juiste beslissing gaat nemen. Jouw ERP-consultant kan je hierbij helpen.
Luuk Busschers is Consultant bij Dysel en helpt klanten bij het bereiken van hun doelstellingen door de inzet van branchespecifieke ERP-software.
