ERP-software ondersteunt het hele bedrijf en heeft ook als doel om de organisatie als geheel naar een hoger niveau te brengen. Om dat te bereiken moet je als gebruiker van het ERP-systeem ook in het belang van de gehele organisatie denken. Het gaat er niet om dat jij of jouw afdeling excelleert, maar dat je gezamenlijk optimaal presteert.
Waarom is het moeilijk buiten de eigen afdeling te denken?
Het is goed verklaarbaar dat medewerkers binnen de organisatie soms niet verder kijken dan zichzelf of hun eigen afdeling:
- We kijken allemaal naar hoe het ERP-systeem onze eigen dagelijkse werkzaamheden ondersteunt; fijn als het bedrijf baat heeft bij de software, maar je wil zeker ook jouw eigen taken gemakkelijker maken en je werk zo goed mogelijk uitvoeren.
- Je wordt beoordeeld op hoe jij jouw individuele werkzaamheden uitvoert en hoe jij samen met je directe collega’s presteert als afdeling; logisch dat je daarom kijkt naar hoe je juist dat kunt verbeteren met behulp van ERP-software.
- Je bent de expert binnen het bedrijf in wat jij doet en wat jouw afdeling doet; je weet precies wat de ERP-software moet faciliteren voor de rol van jou en jouw collega’s en bent minder goed in staat te beoordelen waar andere afdelingen behoefte aan hebben.
Bewust of onbewust denken we om bovenstaande redenen lang niet altijd in het belang van de gehele organisatie tijdens een ERP-implementatie. Je analyseert processen wellicht enkel vanuit jouw eigen perspectief, je hecht minder waarde aan verbeteringen die het systeem oplevert voor collega’s van andere afdelingen, of je let bij het creëren van documenten en rapportages enkel op jouw eisen en wensen.
Waarom moet je als één bedrijf denken?
Wanneer iedereen in de organisatie zich hard maakt voor de requirements van de eigen afdeling en zorgdraagt dat het ERP-pakket de eigen afdeling goed ondersteunt, dan is het toch prima? Helaas niet. Veel zaken die door het ERP-systeem gefaciliteerd worden strekken zich namelijk uit over meerdere afdelingen. Denk bijvoorbeeld eens aan:
- Het proces van de verkoop van een machine, waarbij de afdelingen inkoop, verkoop, finance en soms ook service een rol spelen.
- Het opstellen van uniforme uitgaande documenten, zoals facturen, offertes en orderbevestigingen, waar alle afdelingen een stem in willen hebben.
- Het gebruik van een of meerdere rapportage- en business intelligence-tools, wat voor veel afdelingen voordelen kan opleveren, maar waar iedere afdeling ook andere eisen aan zal stellen.
Stel dat jouw bedrijf equipment zowel verhuurt als verkoopt. Een klant die de ene keer iets bij je koopt en de andere keer iets huurt moet het gevoel hebben steeds met dezelfde organisatie te maken te hebben. Als de verhuurafdeling compleet andere processen/rapporten heeft dan de verkoopafdeling dan straal je het niet uit dat je één bedrijf bent. De afdelingen in jouw organisatie mogen geen losse eilandjes zijn die vechten voor hun eigen belang. In dat geval zal het echte potentieel van het ERP-systeem nooit worden benut. ERP-software stelt je in staat om als organisatie te groeien, maar dat lukt alleen wanneer je ook als één organisatie actief bent.
Welke rol kan het management hierin nemen?
Het management van de organisatie kan in sterke mate beïnvloeden dat tijdens de ERP-implementatie zoveel mogelijk als één team wordt geopereerd:
- Projectleden selecteren die de bereidheid en vaardigheden hebben om buiten hun eigen afdeling te denken en mee te beslissen over wat het beste is voor de gehele organisatie.
- Een werksfeer faciliteren die onderling overleg tussen afdelingen, naar elkaar luisteren en begrip voor de ander stimuleert.
- Betrokken projectleden niet beoordelen op de mate waarin ze hun eigen afdeling geautomatiseerd krijgen met het ERP-systeem, maar het hele projectteam beoordelen op hoe het ERP-pakket voordelen brengt voor de organisatie, meer synergie oplevert en de samenwerking tussen afdelingen bevordert.
- Betrokken blijven als overkoepelende afdeling, van elke afdeling een periodieke rapportage vragen over het project en controleren of dit voldoende op elkaar aansluit.
Luuk Busschers is Consultant bij Dysel en helpt klanten bij het bereiken van hun doelstellingen door de inzet van branchespecifieke ERP-software.
