De software die je gebruikt groeit mee met jouw organisatie. Bij bedrijven van geringe omvang gebeurt veel met pen en papier en in Excel-lijstjes en is de kennis in de hoofden van de medewerker(s) opgeslagen. Is je bedrijf al iets groter, dan ontstaat er meer behoefte aan automatisering en digitalisering om de controle en het overzicht te behouden. Totdat je een bepaald punt bereikt waar je de behoefte hebt aan een ERP-systeem; een softwareprogramma ter ondersteuning van alle processen binnen de organisatie. Hoe weet je nu of jouw organisatie klaar is voor ERP? Dat is per branche en per bedrijf verschillend, maar onderstaande geeft je wel een idee:
Omvang van de organisatie
Hoe groot je bedrijf is zegt niet alles over de behoefte aan ERP. Je kunt met een handvol medewerkers al ERP nodig hebben, of juist met veel mensen werken zonder enige behoefte aan een ERP-systeem. Maar ga je als organisatie groeien in business, in omzet en in aantal medewerkers zul je uiteindelijk op een punt komen waar een ERP-systeem meerwaarde biedt of zelfs een must is. De service plannen lukt niet meer op papier of in Excel, de verhuurvloot is te groot om uit je hoofd te kennen en/of de administratie en boekhouding wordt dusdanig complex en uitgebreid dat de structuur van een ERP-systeem nodig is. Herken je dit soort signalen? Wacht dan niet met actie ondernemen, want tussen je zoektocht naar geschikte software en de afgeronde implementatie zit vaak meer dan een jaar!
Bedrijfsactiviteiten
Het spreekt voor zich dat jouw bedrijfsactiviteiten van invloed zijn op de eventuele behoefte aan ERP-software. In een heel diverse en/of veelomvattende business met ingewikkelde processen zal eerder de noodzaak ontstaan voor een ERP-implementatie dan bij een bedrijf met heel straightforward activiteiten en processen. Lukt het je om zonder een ERP-systeem de processen te overzien, de juiste beslissingen te nemen en efficiënt te werken? Geen probleem. Maar raak je het overzicht kwijt, heb je behoefte aan structuur en wil je processen efficiënter laten verlopen? Dan wordt het tijd voor ERP.
Problemen zonder ERP
Stel jezelf de vraag tegen welke problemen je aan loopt doordat je geen ERP-systeem hebt. Loop je klanten mis? Kloppen de jaarcijfers niet? Ben je veel tijd kwijt aan administratie? Denk hierbij ook aan de toekomst; kunnen de problemen nog groter worden of krijg je mogelijk met extra moeilijkheden te maken in de komende jaren? Richt je in de zoektocht naar software ook met name op het tackelen van de problemen voor jouw organisatie. Een positieve kijk op ERP is natuurlijk welke voordelen het je gaat opleveren. Reken bijvoorbeeld de verwachte return on investment eens uit. Een snel rekensommetje kan je al gemakkelijk overtuigen om voor ERP-software te kiezen.
Gevolgen van ERP
Een ERP-implementatie is geen gemakkelijk traject. Zeker niet wanneer ERP nieuw is binnen jouw bedrijf. Uiteindelijk zet je een stap (of meerdere stappen) vooruit en faciliteer je verdere groei van de business. Maar de weg daarnaar toe kan lang en zwaar zijn. De ERP-implementatie kost tijd en geld, is een zware belasting voor jouw mensen, leidt tot weerstand en pittige discussies en stelt je voor moeilijke beslissingen t.a.v. de processen en te volgen werkwijze. En zodra je met ERP werkt heb je de structuur die je wilt hebben, maar dat brengt dus ook verplichtingen met zich mee. Iedereen wordt gedwongen te werken binnen de structuur van het ERP-systeem. Dat is niet voor iedere gebruiker even gemakkelijk.
Philip van Kemenade is marketer bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
