6 voorwaarden voor een succesvolle softwareimplementatie

De implementatie van bedrijfssoftware kent vele uitdagingen en valkuilen. Met een goede voorbereiding en door je te houden aan een aantal basisregels vergroot je de kans op een succesvolle implementatie aanzienlijk.  

1. Een duidelijke scope, timeline en budget

Wie doet wat, wanneer gebeurt het en tegen welke kosten? Het is cruciaal om dit vooraf glashelder met elkaar af te spreken. Iedereen kent de verhalen van uit de hand gelopen implementaties die eindeloos lijken te duren, waarbij het budget ver wordt overschreden en waar verantwoordelijkheden uit de weg worden gegaan. Stel dus een gedetailleerd projectplan op waarin je vastlegt wie wanneer welke taken uitvoert. Je kunt elkaar dan aanspreken op verantwoordelijkheden en tijdig ingrijpen wanneer de planning in gevaar komt. Kies voor een projectscope die realistisch en haalbaar is en bewaar minder noodzakelijke onderwerpen voor na de livegang.

2. Draagvlak binnen de organisatie

De implementatie van bedrijfssoftware kun je intern niet erdoor drukken. Wanneer gebruikers het nieuwe systeem niet zien zitten, kun je er net zo goed niet aan beginnen. Het is dus belangrijk om een sfeer van enthousiasme, positiviteit en teamwork te creëren. Dat doe je door gebruikers de voordelen te laten zien van het systeem. En meer specifiek; de voordelen voor hen persoonlijk. Bijvoorbeeld minder administratief werk, beter kunnen samenwerken of sneller gegevens kunnen vinden.

3. Datamigratie niet onderschatten

Bij de overgang naar een nieuw bedrijfssysteem neem je vaak data uit het oude systeem mee. Helaas is dat geen kwestie van copy-paste. Je moet goed nadenken welke data je meeneemt, zorgen dat deze data schoon en compleet is en meerdere testen uitvoeren voor de definitieve dataconversie. Datamigratie is een veel onderschat onderdeel van het implementatieproject. Door hier onvoldoende tijd aan te besteden, kan de implementatie enorme vertraging oplopen.

"Nieuwe software brengt verandering en dat is niet even gemakkelijk voor iedereen. "

4. Een sterk, multidisciplinair projectteam

Voor een implementatie heb je diverse specialisten nodig. Denk aan een technisch consultant, functioneel consultant, business consultant en projectleider bij de implementatiepartner. En een projectleider plus key users aan de kant van jouw organisatie. De key users spelen een cruciale rol. Zij vertegenwoordigen hun afdeling bij het stroomlijnen en vormgeven van de bedrijfsprocessen, ze testen de software en brengen de opgedane kennis over op de rest van de organisatie.

5. Veel aandacht voor change management

Nieuwe software brengt verandering en dat is niet even gemakkelijk voor iedereen. Wanneer je bijvoorbeeld gewend bent om jarenlang iets met pen en papier te doen en het moet plots digitaal, kan dat een moeilijke stap zijn. Change management is daarbij heel belangrijk. Het management van de organisatie moet iedereen voorbereiden op de aanstaande overgang naar het nieuwe systeem en eventuele frustraties en onzekerheden wegnemen. Goede interne communicatie helpt daarbij. Wees vanaf het selectietraject tot na de go-live transparant over waar je mee bezig bent, wat de organisatie te wachten staat en welke vorderingen worden gemaakt.

6. De go-live niet als het einde zien, maar als het begin

Eindelijk, we zijn live! Succes ermee! Helaas is dat nog te vaak wat er gebeurt bij de livegang van een nieuw bedrijfssysteem. Terwijl de go-live juist als het begin moet worden gezien! Het begin van verbetering. Zodra je met het nieuwe systeem werkt, moet je nieuwe ideeën en optimalisaties doorvoeren. Want tijdens de implementatie heb je je enkel gericht op wat belangrijk is, of misschien zelfs enkel op wat noodzakelijk is. Verlies dus niet het momentum en initieer snel jouw volgende project.

Philip van Kemenade

Marketing Manager

Philip van Kemenade heeft in 2010 zijn studie Marketing Management aan de Universiteit van Tilburg afgerond en werkt sinds 2011 bij Dysel. Als Marketing Manager is hij verantwoordelijk voor de branding, uitstraling en propositie van Dysel. Dankzij een ruime ervaring in het helpen van equipmentdealers kent hij de uitdagingen in de markt en werkt hij dagelijks aan het afstemmen van de producten en diensten van Dysel op de eisen en wensen van de klant.

Neem contact met ons op Meer blogs van Philip

 

 

 

Om bepaalde functionaliteiten  zoals het onderzoeken van uw gedrag op onze website aan te bieden gebruiken wij analytische en tracking cookies op onze website. Omdat we uw privacy belangrijk vinden, vragen we u de tracking cookies te accepteren. Wilt u eerst meer informatie over onze Cookie-policy, klik dan op ‘Meer informatie’.


Meer informatie