Implementeer je een nieuw bedrijfssysteem in jouw organisatie, dan heb je zelf veel invloed op het succes van het project. Wil je dat de implementatie op tijd, binnen budget en volgens de scope verloopt? Met deze 6 tips is die kans een stuk groter!
1. Communiceer met de organisatie
Interne communicatie is van cruciaal belang bij een ERP-implementatie. Vanaf het selectieproces tot en met de livegang. Dat betekent niet dat alle medewerkers alle ins en outs moeten weten, maar wel de belangrijkste beslissingen en behaalde mijlpalen. Hiermee creëer je draagvlak, betrokkenheid en enthousiasme binnen het bedrijf. Medewerkers begrijpen waarom er voor een nieuw systeem wordt gekozen, zien de voordelen ervan in voor hen persoonlijk en zijn op de hoogte van de voortgang. Communiceren kan middels een email of nieuwsbrief, tijdens bedrijfsevents of simpelweg continu op de werkvloer.
2. Stel jouw dreamteam samen
Het ideale projectteam werkt als een geoliede machine. Maar hoe stel je nu jouw ‘dreamteam’ samen? Een paar eigenschappen en voorwaarden t.a.v. de teamleden:
- Ze zijn enthousiast en gemotiveerd
- Ze zien de voordelen van de nieuwe software in én weten dit over te brengen op de rest van de organisatie
- Ze zijn in staat om processen te analyseren en te doorgronden, daarbij verder kijkend dan hun eigen afdeling
- Ze hebben tijd in hun agenda om te besteden aan de implementatie
- Ze hebben het mandaat om beslissingen te nemen t.a.v. keuzes over processen en het systeem
- Ze werken onderling goed samen
3. Zorg voor een goede voorbereiding
Zomaar starten aan een ERP-implementatie en zien wat erop je afkomt is om meerdere redenen onverstandig. De kans is groot dat er dingen misgaan, het budget overschreden wordt, er frustraties ontstaan, en vooral dat het eindresultaat tegenvalt. Bij een goede voorbereiding hoort het verzamelen van de eisen en wensen van de organisatie, een gedegen selectie van het juiste systeem van de juiste partner, het opschonen en op orde brengen van de data in diverse huidige systemen, het vaststellen van de scope, de planning en het team. Wanneer je er helemaal klaar voor bent kun je nog steeds op onverwachte problemen stuiten, maar je hebt de zaken die je wel kon voorzien goed geregeld.
We zijn live, tijd om achterover te leunen, toch? Zeker niet! De go-live is pas het begin.
4. Blijf ‘in control’ over de implementatie
Als management van de organisatie moet je continu ‘in control’ zijn over wat er gebeurt in het project. Wie doet wat? Hoe gaat de voortgang? Gaat de samenwerking goed? Halen we de mijlpalen volgens planning? Dat betekent regelmatig overleggen met jouw projectteam en het team van de ERP-partner. En belangrijke beslissingen durven te nemen. Bijvoorbeeld om een lid uit het projectteam te vervangen, om de scope van het project tussentijds te wijzigen of om een knoop door te hakken wat betreft een bedrijfsproces.
5. Vier de succesvolle go-live!
Successen moet je vieren. Samen. De livegang van een nieuw bedrijfssysteem is iets waar je maandenlang naar streeft met zijn allen en waar je trots op mag zijn. Deel waardering en erkenning uit aan de mensen die hebben bijgedragen aan de go-live. Je hebt ook stilgestaan bij alle lastige obstakels en uitdagingen die je tijdens de implementatie tegen bent gekomen, dus sta vooral ook stil bij het behalen van belangrijke mijlpalen en zeker de go-live.
6. Blijf continu verbeteren na de go-live
We zijn live, tijd om achterover te leunen, toch? Zeker niet! De go-live is pas het begin. Nu je daadwerkelijk met het nieuwe systeem werkt loop je direct tegen een aantal zaken die tijdens de inrichting, de training en het testen niet zijn opgevallen. Die wil je zo snel mogelijk oplossen. En je hebt vast al plannen klaar liggen voor volgende fases, zoals extra modules en oplossingen die niet noodzakelijk waren voor de go-live, maar die jou wel veel voordeel gaan opleveren.
Realiseer je goed dat je veel invloed hebt op het succes van een ERP-implementatie. Er zijn factoren die je niet in de hand hebt, maar op veel factoren heb je een grote invloed. Maak er een succes van!
