Het is tijd om je te richten op het afsluiten van het huidige kalenderjaar en tegelijkertijd bezig te zijn met het begin van het nieuwe jaar. Hoewel het belangrijk is om het nieuwe jaar te starten met nieuwe doelen, is het ook belangrijk om in het lopende jaar nog een aantal taken af te ronden. Het einde van het jaar is een drukke periode voor ons allemaal, maar met het voltooien van onderstaande taken voorkom je kostbare fouten en onnodige gegevensinvoer waardoor je jouw besluitvorming baseert op de juiste gegevens.
1. Check de fysieke voorraad
Naarmate we het jaar afsluiten en ons voorbereiden op het nieuwe jaar, is het een goed moment om de fysieke voorraad onder de loep te nemen. Dit is noodzakelijk voor een nauwkeurige balans. Zorg dat je de voorraadcheck uitvoert op een dag dat je normaal gesproken gesloten bent of sluit zelfs speciaal om deze reden. Informeer jouw personeel over hun verantwoordelijkheden en het belang van deze actie om ervoor te zorgen dat ieder artikel wordt geteld. Nauwkeurige voorraadcijfers zijn nodig voor de financiële overzichten. Een ERP-software-oplossing vermindert de hoeveelheid downtime die nodig is om de voorraadtellingen te doen. Met een geautomatiseerde en real-time oplossing voorkomt het systeem dat handmatige hertellingen en dubbele telprocedures nodig zijn. Zodra de fysieke voorraadinspectie is voltooid, moet je jouw voorraad classificeren (veelverkochte artikelen vs. artikelen die zelden worden verkocht), jouw voorraadbehoeften voor volgend jaar inschatten (door rapportages van voorgaande jaren te bekijken), en ongewenste voorraad verwijderen (artikelen terugsturen naar leveranciers en artikelen verwijderen).
2. Werk jouw leveranciersstamgegevens bij
Om de jaarafsluiting succesvol uit te voeren, zul je de stamgegevens van de leveranciers moeten bijwerken. Alle leveranciersgegevens zullen moeten worden geconsolideerd en gevalideerd. (bedrijfsnamen, adressen, telefoonnummers, contactpersonen, e-mailadressen en instellingen). Verwijder dubbel ingevoerde leveranciers om dubbele betalingen te voorkomen. Het is verstandig om een leverancier te verwijderen wanneer je daar in de laatste 15-18 maanden geen zaken mee hebt gedaan. Werk alle crediteuren bij met geautomatiseerde oplossingen. Het controleren van alle leveranciers kan van cruciaal belang zijn.
3. Draai de jaarrapportages
Gedegen ERP-oplossingen bieden mogelijkheden op het gebied van business intelligence en rapportage. De ingebouwde rapporten genereren de gebruikelijke financiële rapportages, zoals winst- en verliesrekeningen, balansen en belastingaangiften. Het systeem genereert nauwkeurige rapportages met behulp van real-time gegevens die al in de oplossing aanwezig zijn.
4. Doe de financiële belastingrapportage
Geïntegreerde ERP-softwarepakketten maken reconciliatie van betalingen mogelijk met elektronische archivering om de administratie te stroomlijnen en belastingrapportage te vereenvoudigen. Elektronische timecards, dataregistratie en automatische tracking voorkomen handmatige invoerprocedures, gegevensfouten en overtollige data. Met geïntegreerde payroll- en HR-functies van een ERP-systeem kunnen kwartaalrapportages eenvoudig worden afgedrukt vóór de eerste payroll van het nieuwe jaar. Je kunt ook financiële overzichten van voorgaande jaren bekijken en vergelijken om successen te evalueren en maatregelen voor verbetering te bepalen.
5. Zorg dat de overlopende jaarrekeningen en ingehouden winsten op orde zijn
Een goed ERP-pakket heeft ingebouwde functionaliteit om op eenvoudige wijze analyses van eindejaarsbaten en nettowinst/-verlies ten opzichte van ingehouden winst mogelijk te maken. Het uitvoeren van deze taken aan het einde van het jaar is vooral belangrijk om ervoor te zorgen dat alle inkomsten en uitgaven in het juiste jaar worden gerapporteerd, zodat jouw financiële prestaties nauwkeurig worden weergegeven. Met deze snelle en eenvoudige taken kun je jouw boeken in recordtijd nauwkeurig afsluiten.
6. Vergrendel het grootboek om boekingen naar het verkeerde jaar te voorkomen
Een van de belangrijkste taken aan het eind van het jaar is ervoor zorgen dat gebruikers van het systeem de boekingen in het juiste jaar plaatsen. Sommige gebruikers, zoals op de financiële afdeling, hebben de mogelijkheid nodig om boekingen in het jaar te plaatsen dat net is afgelopen of juist boekingen te plaatsen in het jaar dat nog moet beginnen. De meeste andere gebruikers zouden moeten worden uitgesloten van boeken in het voorgaande jaar en mogen alleen in het nieuwe jaar boeken. Een sterk ERP-systeem moet zonder problemen kunnen omgaan met deze wisselende vereisten aangaande de boekingsdatum.
April Potts is verantwoordelijk voor Marketing & Sales bij Dysel North America en combineert ervaringen in marketing, bij equipment dealers en met ERP-software om dealers te helpen hun bedrijf vooruit te helpen.
