5 voordelen van processen optimaliseren

Het kan altijd beter! Met die gedachte moet je naar de processen in jouw organisatie kijken. Efficiënte, goed ingerichte processen leveren meer op dan je denkt en stellen je in staat om kansen te benutten. Maar het is nooit perfect. Doordat jouw bedrijf, jouw klanten en leveranciers en de wereld om ons heen continu in beweging zijn, zul je steeds kritisch moeten kijken of jouw processen nog optimaal zijn. Kan het nog beter? Wellicht met behulp van automatisering? Het optimaliseren van processen levert een aantal belangrijke voordelen op:

 

1. Je werkt efficiënter

Procesoptimalisatie leidt tot efficiënter werken. Je elimineert overbodige stappen en automatiseert stappen in het proces om tijd te besparen, fouten te reduceren en dubbel werk te voorkomen. Vooral bij de gangbare processen, die iedere dag plaatsvinden, kan de verhoogde efficiëntie door procesoptimalisatie veel voordeel opleveren. Bovendien is het ook prettig voor medewerkers om efficiënter te kunnen werken, eventueel ondersteund door de juiste automatisering.

 

2. Je kunt jouw klanten beter helpen

De klant zo goed mogelijk van dienst zijn, daar gaat het uiteindelijk om. Door processen te optimaliseren word je als organisatie slagvaardiger. Je kunt sneller handelen en flexibeler omgaan met klantwensen. Wanneer je de juiste automatiseringsoplossingen inzet beschik je over completere en meer accurate informatie, waardoor je de klant beter kunt helpen. Een hoger niveau van klantenservice leidt vanzelfsprekend tot meer tevreden klanten en komt de hele organisatie ten goede.

 

3. Er is meer duidelijkheid

Veel inefficiëntie in processen wordt veroorzaakt door onduidelijkheid. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Welke informatie moet waar worden vastgelegd? Welke werkzaamheden heeft mijn collega op de andere afdeling uitgevoerd? Door hier kritisch naar te kijken kun je snel progressie boeken. Duidelijke afspraken maken en helder communiceren met elkaar voorkomt verwarring en problemen. En gaat het toch ergens mis, dan weet je waar in het proces en bij wie er moet worden bijgestuurd.

 

4. Je voldoet beter aan wet- en regelgeving

Jouw bedrijfsvoering moet natuurlijk in lijn zijn met de wet- en regelgeving. Waar dit ongetwijfeld voor het grootste deel van de processen al op orde is, zal er vast ook ruimte voor verbetering zijn. Hoe zit het bijvoorbeeld met de segregation of duties? Wijzigingen in het btw-tarief? Of de salarisadministratie? Of denk ook aan veiligheidsmaatregelen. Zijn alle werkplekken veilig en is al het materieel tijdig gekeurd en gecertificeerd?

 

5. Het wordt gemakkelijker om te verbeteren en te groeien

Processen die strak zijn georganiseerd en zorgvuldig zijn gedocumenteerd, vormen de basis voor continue verbetering. In een geordende, goed georganiseerde werkomgeving worden innovatie, nieuwe ideeën en continu verbeteren gestimuleerd. Ook wordt het gemakkelijker om samen te werken met andere afdelingen en best practices met elkaar te delen.

 

Het documenteren, analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen kost tijd. Maar het loont zich zeker om dit gedegen uit te voeren en regelmatig te evalueren of de processen nog optimaal zijn. Een business consultant kan je met zijn of haar ervaring en kennis hierbij helpen. Automatisering speelt in procesoptimalisatie een belangrijke rol; met de juiste software-oplossingen maak je immers veel processen eenvoudig, snel en foutloos.

 

Hans Dewaide is Senior Financial Consultant bij Dysel en gespecialiseerd in het optimaal automatiseren van financiële- en bedrijfsprocessen.

 

 

 

Om bepaalde functionaliteiten  zoals het onderzoeken van uw gedrag op onze website aan te bieden gebruiken wij analytische en tracking cookies op onze website. Omdat we uw privacy belangrijk vinden, vragen we u de tracking cookies te accepteren. Wilt u eerst meer informatie over onze Cookie-policy, klik dan op ‘Meer informatie’.


Meer informatie