Er wil nog weleens het een en ander misgaan bij het implementeren van een nieuw ERP-systeem. In deze blog bespreek ik enkele van de meest gemaakte fouten. De negatieve gevolgen hiervan kunnen enorm zijn. Voorkom deze fouten dus bij een volgende ERP-implementatie.
1. Onvoldoende aandacht besteden aan de requirements en processen
Te vaak worden bij ERP-implementaties de huidige bedrijfsprocessen als uitgangspunt genomen en wordt geprobeerd deze zo goed mogelijk te automatiseren in de nieuwe omgeving. Maar de ERP-implementatie is juist een gelegenheid om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Je moet niet verkeerde of inefficiënte processen zo goed mogelijk automatiseren, maar starten met procesoptimalisatie. Ook wordt te weinig gekeken naar de kritische verbeterpunten voor de organisatie. Waar valt nu echt winst te behalen voor de organisatie? Dat zijn namelijk belangrijke requirements ten aanzien van het nieuwe systeem. Dit kan door processen compleet te veranderen, inzet van nieuwe processen of toepassing van nieuwe technologieën.
2. Onvoldoende betrokkenheid van alle afdelingen en medewerkers
Draagvlak van de gehele organisatie is een must-have wanneer je start met een ERP-implementatie. Dat het management van het bedrijf achter de keuze voor het nieuwe systeem staat spreekt voor zich. Maar ook de key users, interne projectmanager en zelfs alle eindgebruikers moeten betrokken worden in het project vanaf de selectie en voorgelicht worden over de veranderingen die de ERP-implementatie gaat brengen. Ze moeten de voordelen inzien van het ERP-systeem en met een positieve houding de overgang tegemoet gaan.
3. Een te brede scope tot aan de livegang van het ERP-systeem
Het is onmogelijk om tijdens de ERP-implementatie in alle eisen en wensen van alle afdelingen te voorzien en bij livegang een perfect systeem te hebben. Bovendien maakt het streven hiernaar het project erg kostbaar, langdradig en complex. Veel beter is om je te richten op wat echt belangrijk is om de beschikking over te hebben bij livegang en daarna in vervolgprojecten het systeem te optimaliseren. Focussen dus! Zo maak je het veel gemakkelijker voor jezelf en jouw collega’s.
4. Geen of te weinig aandacht besteden aan change management
Het belang van change management bij ERP-implementaties wordt enorm onderschat. Nieuwe processen en nieuwe technologie/software hebben impact op de dagelijkse werkzaamheden van alle medewerkers. Bereid je mensen dus voor op de veranderingen die er gaan komen. Zorg dat ze de noodzaak van het ERP-pakket inzien en de voordelen voor henzelf begrijpen. Manage ook de verwachtingen die ze hebben. Ze moeten begrijpen dat ze geen kopie zullen hebben van de huidige omgeving (die ze gewend zijn) en dat niet alles vanaf de livegang soepel zal verlopen met het nieuwe pakket.
5. Geen duidelijk plan met betrekking tot de toekomst
Veel bedrijven baseren hun keuze voor een ERP-systeem op wat ze op dat moment nodig hebben. Maar de intentie is om er jaren mee te werken en dus zal je ook rekening moeten houden met de toekomst. Is de software-oplossing toekomstbestendig? Op welke technologie is het gebaseerd? Hoe kan ik ondersteund worden? Is upgraden mogelijk in de toekomst en hoe gebeurt dit? Hoe documenteer en verspreid ik intern de kennis van het ERP-systeem en de bedrijfsprocessen? Ga ik voor maatwerk en welke gevolgen heeft dit voor de toekomst? Zomaar een greep uit de vragen over de toekomst waar niet iedere organisatie bij stilstaat in het selectietraject.
Wil je meer weten over je hoe je deze (of andere) fouten voorkomt? Laat je gegevens achter en ik neem contact me je op.
Philip van Kemenade is marketer bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
