Denk je erover na om voor een nieuw Dealer Management Systeem te kiezen? Dat is een belangrijke beslissing met veel impact! Hier zijn 5 dingen om goed over na te denken alvorens tot een besluit te komen.
1. Wat zijn de kosten (alle kosten!)?
Bij de kosten van een nieuw Dealer Management Systeem denk je al snel aan de softwarelicenties, het project en eventuele onderhouds- en supportkosten. Maar dat is lang niet alles! Neem ook de kosten in ogenschouw van eventuele vervolgprojecten, de tijd die jouw medewerkers aan het project besteden (en dus niet aan de dagelijkse business) en de leercurve die alle gebruikers gaan doormaken wanneer ze met de nieuwe software werken. Directe kosten zijn vaak eenvoudig te herkennen en te kwantificeren, maar indirecte kosten moeten ook worden meegeteld.
2. Welke voordelen levert het nieuwe systeem op?
Veel leuker, maar ook veel belangrijker, zijn de voordelen van het nieuwe systeem. En probeer die voordelen zoveel mogelijk te kwantificeren.
Een paar voorbeelden:
- 40% lagere magazijnkosten door meer controle over de artikelstromen;
- 15% productiviteitsverhoging van de servicemonteurs door betere automatisering;
- 5% verhoging van de bezettingsgraad van de verhuurvloot door betere planning;
- 10% meer omzet bij bestaande klanten door sneller te kunnen handelen.
Zelfs bij voorzichtige inschattingen van de voordelen zul je zien dat de terugverdientijd van nieuwe software kort is en investeren een goede keuze is.
"Veel leuker, maar ook veel belangrijker, zijn de voordelen van het nieuwe systeem. En probeer die voordelen zoveel mogelijk te kwantificeren."
3. Welke mogelijkheden van mijn huidige systeem ga ik missen?
Met een nieuw systeem wil je erop vooruitgaan. Het is echter niet realistisch om te denken dat ALLES wat je nu kunt, ook in het nieuwe systeem kan. Sommige opties zijn verdwenen of vervangen of de processen zijn gewijzigd. Die ene handige sneltoets zal er misschien niet meer zijn. Of wellicht ga je voor een stapsgewijze implementatie waarbij je na de livegang enkel over de belangrijkste functionaliteiten beschikt. Pas in vervolgprojecten implementeer je de overige zaken. In dat geval ga je na de livegang wel wat meer missen. Niet erg, maar wel iets om rekening mee te houden.
4. Over welke nieuwe mogelijkheden krijg ik de beschikking?
Sinds de implementatie van het vorige DMS is er veel veranderd. Jouw bedrijf heeft zich ontwikkeld, de branche, jouw klanten en leveranciers, en zeker ook de software. Dat biedt nieuwe mogelijkheden! En dat zijn ook juist de dingen waar jouw medewerkers enthousiast van worden. Voor een succesvolle implementatie is het van cruciaal belang dat er draagvlak is binnen de organisatie. Door nieuwe oplossingen, modules, features en functionaliteiten beseffen medewerkers dat het DMS hen persoonlijk veel voordeel gaat opleveren.
5. Hoe ga ik het nieuwe DMS implementeren?
Iets waar vaak te gemakkelijk over wordt gedacht is de implementatie van de nieuwe Dealer Management Software. Het is niet iets wat je er eventjes bij doet. Een dergelijk project neemt vaak maanden in beslag en vraagt van meerdere (belangrijke) werknemers een groot deel van hun tijd. Onder andere om de processen vorm te geven, om de software te testen, data te converteren, training aan andere gebruikers en documentatie op orde brengen. Bereid de planning van het project daarom zorgvuldig voor en zorg dat medewerkers de tijd en gelegenheid hebben om het nieuwe systeem te implementeren.
