4 dingen die je leert in een ERP-upgrade

Je hebt een ERP-systeem wat goed past bij jouw organisatie, maar de nieuwe versie van dit systeem heeft nog meer te bieden: tijd voor een upgrade! Behalve een modern ERP-pakket gaat een upgrade je nog meer voordelen opleveren. Het is een uiterst leerzaam project voor jouw organisatie. Er wordt jou een spiegel voor gehouden, waardoor je de organisatie, de processen en de mensen beter leert kennen. Dit zijn 4 dingen die je leert in een ERP-upgrade:

1. Hoe bedrijfsprocessen beter gestroomlijnd kunnen

Bij een ERP-upgrade ga je kritisch kijken naar de bedrijfsprocessen en hoe deze zijn vormgegeven. Je zult er al snel achter komen dat hier winst valt te behalen voor de organsatie:

  • Processen zijn niet of niet volledig vastgelegd, er is feitelijk geen proces voor;
  • Processen kunnen efficiënter, er zijn bijvoorbeeld overbodige stappen of stappen die geautomatiseerd kunnen worden;
  • Processen zijn niet meer actueel, ze passen niet meer bij de huidige organisatie.

De ERP-upgrade is dus een kans om de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Samen met de specialisten in jouw bedrijf en van de ERP-partner ga je alle processen in kaart brengen en optimaliseren om helemaal klaar te zijn voor de toekomst.

2. Wat de kwaliteiten van jouw medewerkers zijn

Een ERP-upgrade is geen druk op de knop waarna een update wordt geïnstalleerd. Als organisatie die een ERP-upgrade ondergaat speel je zelf de hoofdrol. Jouw mensen wordt gevraagd kritisch mee te denken in bedrijfsprocessen, nieuwe processen en software te leren, zorgvuldig te testen, te documenteren en kennis intern te delen. Niet iedereen beschikt over de kwaliteiten om dit te doen en een ERP-upgrade maakt dat duidelijk. Die ervaren, deskundige medewerker van je kan opeens door de mand vallen, terwijl die rustige junior medewerker kwaliteiten laat zien waar je niet van op de hoogte was.

3. In hoeverre de ERP-software nog past bij de organisatie

Sinds het vorige ERP-project is jouw organisatie ongetwijfeld flink veranderd. En dat geldt ook voor bijvoorbeeld technologie en wetgeving. Dat betekent dat de ERP-software op sommige vlakken niet meer bij jouw organisatie past. Bepaalde setups en maatwerkapplicaties waar je in het verleden voor hebt gekozen, zijn mogelijk niet meer nodig nu. Kijk daarom samen met de ERP-partner naar de standaard ERP-applicatie en de ‘best practice’ per proces. Dichtbij de standaard blijven is gunstiger dan uitgebreide klantspecifieke, maatwerkapplicaties ontwikkelen.

4. Welke nieuwe mogelijkheden de nieuwe versie biedt

Een nieuwe versie van het ERP-systeem brengt nieuwe mogelijkheden met zich mee. Door de ontwikkelingen in technologie, in automatisering en in features. Zeker wanneer je met een sterk verouderde versie werkt, kan het verschil enorm zijn. Nieuwe mogelijkheden, processen die sneller en beter verlopen, gemakkelijk en prettiger werken. Die vooruitgang mag je verwachten van een modern ERP-systeem. Maar let op: het biedt nieuwe kansen, maar vraagt ook om aanpassingsvermogen. Zorg dat iedereen bereid is om de tijd te nemen met het nieuwe syteem om te leren gaan en te accepteren dat processen anders lopen dan ze gewend zijn.

Teun Arts is Service Manager bij Dysel en zorgt ervoor dat klanten optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de software, nu en in de toekomst.