Servicemonteurs zijn de visitekaartjes van jouw organisatie. Wanneer zij goed presteren, heeft dit een directe invloed op de klanttevredenheid. En natuurlijk op de winstgevendheid van jouw bedrijf. Automatisering speelt hierin een belangrijke rol. In welke branche je ook actief bent, dit zijn 10 features die iedere field service-applicatie moet hebben.
1. Urenregistratie
De basis van iedere field service-applicatie: de urenregistratie door de servicemonteurs. Waar hebben zij aan gewerkt en voor hoe lang? Je kunt hierbij kiezen voor het achteraf invullen van de tijden, b.v. na iedere klus of aan het einde van de werkdag, of je kiest voor een start-stop knop waarmee je de exacte tijden bijhoudt.
2. Objectinformatie
Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk informatie kunnen vastleggen over het object, de machine of de installatie waar een monteur service en onderhoud aan uitvoert. Welk type is, welke kenmerken heeft het, wat is de configuratie, wat is er in het verleden mee gebeurt. Deze informatie helpt de monteur om werkorders goed uit te voeren.
3. Werkorderinformatie
Minstens even belangrijk; informatie over de werkorder. Is er een probleem of defect en wat is daarover bekend? Wat is de mogelijke oplossing hiervoor? Welke onderdelen zijn (waarschijnlijk) nodig? Over welke vaardigheiden moet de monteur beschikken? Hoe lang gaat de klus duren?
4. Klantinformatie
Als servicemonteur wil je weten bij welke klant je op bezoek bent. Wat is het adres? Bij welke vestiging moet je zijn? Wie zijn jouw contactpersonen? Waar mag je het servicerapport naar toe mailen?
5. Real-time verbinding
Een real-time verbinding tussen het systeem op kantoor en de field service-applicatie is enorm waardevol. Wanneer de serviceplanner een nieuwe werkorder toekent aan een monteur ontvangt hij/zij hier direct een melding van. Vice versa; wanneer de monteur een werkorder afrondt of gaat pauzeren of gaat reizen, is dit direct zichtbaar voor de backoffice. En met een real-time verbinding zijn gegevens over bijvoorbeeld de onderdelenvoorraad en de serviceplanning altijd up-to-date.
"In welke branche je ook actief bent, dit zijn 10 features die iedere field service-applicatie moet hebben."
6. Offline mogelijkheden
Tegenwoordig is er op veel plaatsen een uitstekende internetverbinding. Toch zullen servicemonteurs die in het veld actief zijn ook wel eens geen verbinding kunnen maken of geen verbinding mogen maken bij een klant. Het is belangrijk dat de monteur ook offline zijn/haar werkzaamheden kan vervolgen en dat de informatie met de backoffice wordt uitgewisseld zodra de verbinding is hersteld.
7. Barcodescanning
Het scannen van barcodes, QR-codes en andere codes komt steeds vaker voor. Het is een snelle en eenvoudige manier om een object te identificeren of informatie te verkrijgen.
8. Camera
Ieder mobiel device beschikt tegenwoordig over een hoge kwaliteit camera. En dat is prettig voor servicemonteurs. Bijvoorbeeld voor het vastleggen van schade of juist het vastleggen van een voltooide klus.
9. Handtekening vastleggen
Na het uitvoeren van een werkorder wil je de klant laten tekenen voor de uitgevoerde werkzaamheden. De klant geeft akkoord en daarmee kan het servicerapport worden afgerond.
10. Servicechecklists
Veel serviceklussen bestaan uit het controleren van een vast aantal onderdelen en het uitvoeren van een aantal standaard werkzaamheden. Dat werkt het gemakkelijkste met een servicechecklist; stapsgewijs de controles en taken uitvoeren. In de checklist wil je de mogelijkheid hebben voor open vragen, ja/nee, meerkeuze, waardes invoeren, etc.
Met deze 10 features ben je er nog niet. Afhankelijk van de branche waarin je actief bent en de servicewerkzaamheden die jouw organisatie uitvoert, heb je nog vele andere specifieke features nodig. Ga daarvoor in gesprek met een softwarepartner gespecialiseerd in jouw branche.
