Wanneer het bedrijf waar je werkt overweegt tot de aanschaf en implementatie van een nieuw ERP-pakket zullen er vanuit het bedrijf medewerkers betrokken worden. Hen zal gevraagd worden of zij als key user namens hun afdeling betrokken willen worden bij de keuze van het juiste ERP-pakket en, wanneer uiteindelijk de keuze op een pakket en leverancier is gevallen, bij de implementatie van het ERP-pakket.
Waarom NIET
Mocht jou dit gevraagd worden maar twijfel je of je dat wel zal moeten doen dan is hier de enige reden om het niet te doen: Het kost tijd! Tijd die, wanneer de implementatie tenminste goed door het management wordt opgepakt, beschikbaar komt door (een deel van) je normale werkzaamheden te delegeren aan anderen.
Waarom WEL
Mocht je nog steeds twijfelen dan hier 5 redenen waarom je beslist wél in zou moeten gaan op dit verzoek.
1. Het feit dat je gevraagd wordt voor deze rol geeft aan dat je gezien wordt als de autoriteit op functioneel gebied op jouw afdeling.
2. Je krijgt meer inzicht in hoe de diverse afdelingen functioneren en samenwerken, mede vanwege het integrale karakter van een ERP-pakket.
3. Je behartigt de belangen van jouw afdeling. Omdat ieder afdeling verschillende eisen en wensen heeft bij de keuze maar ook bij het juist en integraal implementeren van het nieuwe ERP-pakket kun je ervoor zorgen dat ook jouw afdeling zo optimaal mogelijk profiteert van het nieuwe ERP-pakket.
4. Je wordt betrokken bij het optimaliseren van processen, processen binnen jouw afdeling en processen over afdelingen heen. Een implementatie verandert bijna per definitie de tot dan toe gebruikte werkwijze. Niet alleen tijdens de implementatie maar ook bij optimalisatietrajecten na de live-gang zal je dus je betrokken blijven bij het optimaliseren van de verschillende processen.
5. Je wordt het aanspreekpunt voor je collega’s. Jij bent immers als één van de eersten inhoudelijk betrokken bij het pakket en hebt dus, zeker tijdens en direct na de live-gang een enorme kennisvoorsprong.
Een ERP-implementatie is bijna nooit gemakkelijk en vraagt veel van een organisatie. Als key user kun je daar optimaal je steentje aan bijdragen. Bovenstaande redenen geven aan dat het ook verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Aan jou de keuze…
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
